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秘書育成コンサルタント 元外資系企業秘書

永田 美保子(Mihoko Nagata) 

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第1章:在宅秘書と一般の秘書の違い

第2章:在宅秘書を始めるにあたって

第3章:実際に仕事を始めるための知識

第4章:準備編 在宅で仕事をするために用意するもの

第5章:スキルアップしたいとき・困った時には

第6章:自分に合った在宅業務とは?

第7章:業務内容別・仕事の選び方

第8章:在宅秘書からさらに進んでキャリアを考えたとき

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第1章 第1回:プロローグ~ なぜこのブログを書こうと思ったのか

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はじめまして、
永田美保子と申します。

 

永年の役員秘書経験を生かして、外資系

企業を退職後、フリーランスのエグゼクティブ

秘書をしています。

 

 

最初に、私がなぜこのブログを書こう
と思ったのかをお話させてください。

 

 

まず、このブログは特に下記のよう
な方に向けて書いています。

 

 

1.今現在、育児などのために家庭
を中心にした生活を送っているが、
何らかの仕事を始めたい方

 

 

2.家に居ながらにして、社会と
接点をもちつづけるための仕事を
続けて行きたい方

 

 

3.キャリアをペースダウンしな
がらでも、自分でできる仕事を細く
長く続けてゆきたいと考えている方

 

 

4.自分ができることでお金を稼ぎ
たい方。

 

 

いまから一年半ほど前に私自身が、

家族の介護の関係で、会社を休む事

が増え、 役員秘書としての仕事を

続けることが難しくなりました。

 

 

その際、秘書から社内の他部署に
異動ということも検討したり、介護休職
をさせていただいたりしたのですが、
最終的に退職することになりました。

 

 

同時期に友人などにも話を聞いて
みると、出産、育児、介護等をきっ
かけに、休職した女性達が、職場

復帰を断念して退職するケースが、

増えている事を知りました。

 

 

そんな話を聞きながら、私の中に
この、育児離職・介護離職に対する

問題意識が高まってゆきました。

 

 

経験のある人材が職場復帰をあき
らめて退職を選ばざるを得ず、
能力を生かすことができない、

という現状を知り、 何とか解決

できないかと真剣に考えるよう

になりました。

 

人材の有効活用のできないし

とても、もったいない事です。

 

 

その後、自身が在宅秘書業に携わ

ったり、 オフィスへの週2日勤務

など時短勤務をしたり、他業種

(ライター業)にも 取り組んでみ

たりと、数々の経験 を重ねて来ま

した。
そして分かったことは、今まで

着実にキャリアを積み重ねてきた

女性たちが、事情により出社する

ことが出来ないために仕事をあき

らめるという例がやはりどこでも多い、

ということです。

 

 

その現状を理解したうえで、さらに

在宅秘書という形をもとに 自分

らしい働き方についても考えてゆけ

たらと思います。

 

また、在宅秘書として実際に働い
てみて分かったこととしては、雇用
主の方と秘書とのお互いの仕事に
対する認識にずれもあったりする
ということです。

 

 

中にはとにかく経費をかけないため
にという視点で在宅スタッフを頼ん
でいる雇用主の方も少なからず存在
します。

 

 

今後はもっと、在宅秘書をビジネス
パートナー、経営者の右腕として
認識していただけるように実績を
上げつつ働きかけてゆくことも必要
だと思っています。

 

 

ブログの内容についてのご意見、
ご質問なども大歓迎です。

フィードバックを頂いてより良い情報発信を
してゆけたらと思っています。

 

 

 

どうぞ宜しくお願いいたします。

 

 

 

 

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在宅秘書の仕事とは? 

 

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近年、一人一台(以上)PCを使って仕事をする
ことが、一般的になりました。

 

これにより、格段にリモートワークが
しやすくなりました。

 

 
また、サテライト制、リモートオフィス
など、個人の座席を定めない職場が増え
たり、ノマドなどと呼ばれるワークスタ
イルなど、定位置(いつもの席)で仕事
をしないといったオフィス環境の変化が
見られます。

 

 
さらに、起業・独立ブームもあり個人
事業主や起業家をサポートする在宅秘書
という仕事について良く耳にするように
なりました。

 
一般的には秘書という仕事は会社
(企業など)のオフィスにいて、上司
の仕事が円滑に進むために補助的な仕
事や事務的な事項、スケジュール管理
などをすることが多いかと思います。

 

 

在宅秘書は、そのサポート業務を文字
通り在宅で、つまり対面ではなく行う
ことになります。

 

 

そこで、何が大きく違うかというと、
上司と対面ではないということ。

 
そのため、業務の進め方が対面の秘書と
違い、出来ることに制約が出てきます。

 

 

一方で、お互いに顔を合わせない前提
で仕事を勧めますので、制約というよ
りも新しい仕事のし方、といった表現
の方がしっくり来るかも知れません。

 

 

お茶を出したり、対面での打ち合わせは
できませんし、上司にかかってきた
オフィスの電話をとることもできません。

 

しかし現代のテクノロジー(!)
を使って、電話をあらかじめ秘書の
電話に転送することはできます。

 
スカイプやチャットワークでの打ち合
わせも可能。

 
これは相手が国内にいようが外国にい
ようが同じです。
そういえば、私自身は秘書時代、
普通にオフィスワークをしていましたが、
外国人上司が出張中や、夏休みで海外に
長期滞在しているときなどまさにこの
リモートワーク状態でした。

 

 

当時、在宅秘書の練習をやっていたかも。。。(笑)
お互いがコミュニケーション不足に
ならないように留意すれば、
在宅秘書だからと言って上司の力に
なれないということはないのです。

 
むしろ、やることが限定されているから
こその強みってありますよね。

 

 
また。余談ですが出来る人ほどメール
のレスポンスは早くて正確。

 

 

上司がどのくらい動きのある方かにも
よりますが、メールの方がレスポンス
が良い経営者のケースも多いです。

 

 
この在宅秘書という働き方、これから
もっと主流になってくると感じています。

 

 

 

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プロフィール 仕事編

 

こんにちは、はじめまして。

秘書育成コンサルタントの

永田 美保子と申します。

 

このブログにご訪問いただき、

ありがとうございます。

 

私は1990年代半ばから約20年間、

東京の外資系企業・合弁企業などで

外国人・日本人両方の役員秘書として

勤務しました。

 

現在は退職し、秘書育成コンサルタント・

セミナー講師・コラムニストとして活動しています。

 

以下は私の略歴になります。

 

★職歴・資格★
大学卒業後、自動車メーカー研究所・米国メーカー勤務の後、

英国へ語学留学。

 

その後1994年に北欧に駐在しフィンランド・スウェーデン

間の定期航路クルーズ客船に日本人キャビンアテンダントと

して乗務。日本人乗客・VIPの対応にあたる。

 
日本に帰国後 外資系・日系企業両方の役員秘書業務に

2014年10月に退職するまで通算約20年携わる。

 

秘書として担当した上司は、日本人では一部上場企業の代表取締役、

外国人(出身地:英・米・ベルギー・カナダ・オーストラリア・

ブラジル・台湾)は海外本社のエグゼクティブVP以上の役職の

トップマネジメント。
業務内容としてはスケジューリング、駐在員家族の対応、ぺットの動物

検疫から100名規模のオフサイト会議設営、プライベートジェットの

手配まで幅広い経験を積む。

 

その他の業務としては一年間、商社の翻訳担当としてニュース記事の

ヨーロッパ諸国向け翻訳(日⇔英)を担当。

 

別途、通訳(随時)としてはメディア関連・海外アーティストとの

スカイプ会議の通訳などを手掛ける。

 

他には、英語インタビュー画像の日本語化(テープ起こし)、手紙の作成

などを得意とする。

 

2015年4月から11月まで会社経営者の在宅個人秘書(海外対応)を担当。
2016年3月から エグゼクティブ層向けコラム記事を

マイナビ・エグゼクティブエージェントウェブサイトに執筆中

(署名入り寄稿)

 

その後、在宅秘書の育成、ビジネスパーソン向け英文メール

の指導などから講師業を開始。

 

現職秘書向けにはスキルアップだけでなく、マインドセット

に重心を置き、「自分史上最高の秘書」、をキーワードに、

自らのポテンシャルを最大限に生かし楽しんで仕事をする

ことの大切さを伝え続けている。

 

そのために自身の幅広い体験をベースにしたオリジナル

の秘書講座、個人コンサルティングを行っている。

 

また、海外留学、北欧でのクルーズ・キャビンアテンダント業務と

外資系・日系企業でのエグゼクティブ秘書の経験を通じて自然に

培われた、外国人VIPにも日本人VIPにも相手に合わせて自然に対応

できる接客スキル、各地域の文化や背景を十分に理解した対応等を

評価され、インバウンドの来客が多い職場の秘書からの接客の

指導要請もいただいている。

 

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第6回:在宅秘書以外の選択肢

こんにちは。 永田美保子です。

 

 

在宅秘書から、次に新たなキャリアを考える場合の

選択肢・可能性についての話です。

 

 

在宅秘書を続けてゆくうちに、お子さんが大きくなって

送り迎え等が不要になったり、介護が必要だった方が

施設に入ったりして手が離れたりと、

 

自宅にずっといなくても良い状態になる事もありますよね。

 

むしろ、自分のの意向よりもそういった環境面の変化による影響

が一番大きいかと思いますが

 

では、そうなった場合で、他の仕事もしてみたい場合。

どのようにして仕事を探すか?

ご一緒に考えてみましょう!

 

 

つまり、今まであった

 

時間の制約・場所の制約について考えなくてよくなった、

 

という事になりますね。

 

 

その場合、選択肢としては

 

今まで通り在宅秘書を続けるのも自由ですし、

 

オフィスに行って仕事をするのも可能

 

在宅秘書になる以前に行っていた仕事があるのなら

再開するのも良いですね。

 

在宅とオフィス勤務を組み合せるのも

可能性としてはありえるでしょう。

 

 

そして、いずれの場合も、せっかくやってきた在宅秘書を

実績として認めてもらえるようにしたいですね。

 

 

オフィス勤務の秘書とは在宅秘書では仕事のすすめ方が

違っていますから、企業側も在宅での秘書経験者にどの

程度の仕事を任せてよいのかを詳しく知りたいはずです。

 

 

そんなお互いの不安やミスコミュニケーションをなくすためにも

ぜひ日頃から、業務の進め方で心がけていること、工夫している

事を記録に残しておかれることをお勧めします。

 

 

 

私の経験では、オフィス秘書から在宅秘書に転向した際、

上司からは メール・電話での指示がすべてだったので、

相当注意深く、メールを読みとる必要があると思いました。

 

また、何かわからなくても同僚や先輩もいなくて、

聞く相手がいないので、とにかく自分で判断して仕事を

進めるしかありません。

 

 

クライアントである上司は多忙なのであまり頻繁に

メールを送るのもはばかられます。

 

 

ということで、ある意味、

 

オフィスの秘書より在宅秘書の方が、

自立心、判断力、コミュニケーション能力、

さらにITスキルのすべてを高いレベルで必要とされて

いると感じました。

 

 

ブランクがある事をマイナスに思うよりも、そのような経験を

通して高いスキルを身に着けた人材は必要とされるはずなので、

積極的にアピールすることが必要だと思います。

 

是非、ひとつひとつの実績を自分なりに記録しておいて下さいね。

それが次のステップに向けて必ず役に立つことになります。

 

 

 

 

次回、第7回では、どこかに勤めるのではなく自分で個人事業主

になる、起業する、という選択肢についてもお話します。

 

 

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永田 美保子