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永田 美保子(Mihoko Nagata) 

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第1章:在宅秘書と一般の秘書の違い

第2章:在宅秘書を始めるにあたって

第3章:実際に仕事を始めるための知識

第4章:準備編 在宅で仕事をするために用意するもの

第5章:スキルアップしたいとき・困った時には

第6章:自分に合った在宅業務とは?

第7章:業務内容別・仕事の選び方

第8章:在宅秘書からさらに進んでキャリアを考えたとき

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第1章 第5回:大企業勤務者の在宅勤務(テレワーク)との大きな違い

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在宅秘書はその名のとり、在宅で仕事をすることが基本ですが、

同じ在宅勤務でも、企業に勤めている方の在宅勤務(テレワーク)

も、一部で報道されているように近年どんどん増えています。

 

 

私が15年ほど勤めた企業(日米合弁企業の製造業)では、2011年ころから

理由のいかんにかかわらず(主に育児、介護さらに災害時や台風時にも適用)

上司判断で自宅で勤務できる体制つくりを進めていました。

その場合、PC(ラップトップ)を自宅に持ち帰り、ネットにつないで通常の

オフィスで行っているのと同様に業務を行うことになります。

 

たとえば、夜間の電話会議等が多い担当者が、会議の続いた後など、

出社せずに体力を消耗しないために週に一日程度在宅勤務を行って

いる例などもありました。 上司判断でOKなのです。

 

一方、残念ながら秘書は在宅勤務の対象外でした。
さすがに既存の仕組みでは管理しきれないのですね。

 

一般的に、企業に勤めながら必要に応じてのテレワークを行う場合は

上司の許可があったうえで、あくまで勤務場所が違うだけということ。

 

お給料に直結する勤怠については、勤怠や人事の記録はいつもの会社の

所定の方法で行い、時間通り勤務したことになります。(時間外勤務は

行っただけつきます)

 

 

さて、一方で、

個人で在宅勤務を行う在宅秘書のばあい。

 

クライアントさん(上司)に提出するために

勤務時間を正確に記録したり日報を提出したりが必要となります。

 

個人同士での契約の場合、クラウドソーシング(ランサーズなど)

を通しての場合で細かい手続きは異なりますが

記録を残す点は同じですね。

 

ユニークなのは、ランサーズなどは、タイムシートの機能の一つとして、

PCに表示されていた画面を適宜キャプチャーして記録できる機能が

ついていたりします。

 

もし、仕事に関係のない画面を開けていると記録に残ってしまう

可能性があるわけです。

(これを読んでくださっている皆様はだいじょうぶだと思いますが)

 

 

ざっくりとまとめると、

企業在籍者のテレワーク ⇒ 必要に応じてその日の仕事場所が自宅でだり、
オフィスでも仕事をすることがある

 

在宅秘書 ⇒ 前提として自宅勤務、仕事を個人として受注している

 

ということで、見た目同じような在宅勤務と言っても、内容は全く

違うことがわかると思います。

 

 

 

 

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第1章 第4回:在宅勤務のメリットデメリット

こんにちは、

 

今回は在宅秘書の仕事をを行うにあたり

在宅勤務をする場合の メリット と デメリット

ついてまたその対処法についても考えてみたいと思います。

 

 

 

メリット
*在宅秘書のメリット

 

家でできる、通勤しなくて良い
短い時間で完結するのでメリハリがある
判断力が磨かれる
コミュニケーション能力が磨かれる
上司が、目の前にいないので気楽(!)

 

デメリット
*在宅秘書のデメリット

 

自宅で行うのでなにかと気が散りやすい
公私の区別がつきづらい
場所の確保が必要(作業机など)
分からないことを上司や同僚に聞くことが出来ない
長時間働く必要がない

 

 

 

上記が主なメリット・デメリットかと思います。

 

では、メリットについて詳しく見てゆきましょう。

 

 

・家でできる、通勤しなくてよい、

→ これは本当にエネルギーと時間のロスがないですよね。

満員電車で9時の始業に間に合うように出かける、

というのは想像以上に体力勝負。 電車の遅延等も多いですし

通勤時間については片道一時間くらいは良くある

パターンですよね。 ざっと見積もって一日に2時間

通勤に費やしていることになるわけです。 大きいですよね。

 

 

・短い時間で完結するのでメリハリがある

→ これは、在宅秘書の募集要項によくあるのですが

一日7-8時間勤務よりも、最初は2-3時間くらいの

短い時間からスタートということが多いです。

短時間で毎日、となりますと仕事のエンジンがかかる

までの時間は短いほど良いのでメリハリをつけて、うまく

仕事を切り替えて行うことになります。

 

判断力が磨かれる
コミュニケーション能力が磨かれる

→ これは、疑問点があってもちょっと聞ける相手がいないので

自分で判断して進めてゆく事が求められるということ。

また、質問等をメールでする場合も、要点をまとめて簡潔に聞くよう

工夫することが多くなってきます。

必然的に、コミュニケーション能力が磨かれる ということに。

 

上司が、目の前にいないので気楽(!)

→ これはちょっと誤解を招くかもしれません(笑)

変なところに気を使わず、じっくり業務に取り組んで結果を出せ

、OKということ。

 

 

 

 

さて、デメリットについてはどうでしょうか。

 

自宅で行うのでなにかと気が散りやすい
公私の区別がつきづらい

→ これは私も最初困りました。

ついつい、中断して何かほかの家事を済ませなきゃ、

と思いがちです。 何度もお茶を淹れに行ったり。

 

しかし、仕事の時間は仕事中ときっちりどこかで決めないと

はかどらないどころか業務として成り立ちません。

とにかく仕事時間をきっちり決めること。

 

場所がオフィスではなく自宅になっただけということを

忘れないようにしたいですね。

 

場所の確保が必要(作業机など)

キッチンのテーブルでも小さなちゃぶ台でも

PCが使えれば立派なホームオフィスです。
私の知人の経営者何人かの方に聞いた話では、
仕事を始めたばかりのころ、自宅で仕事をする場合、

小さくても場所を決めて「社長室」(例)と書いてオフィスにする
時間を決めて、服も着替えて「出社」する
といったことを実践されている方が多いです。

 

上記の通勤時間の話と矛盾するようですが、

経営者でやがて自分のオフィスを持つように
なった方も、あえて、自宅から車で10分くらい

のところにオフィスを構えて、気持ちの「切り替え」

をするという方も。

 

やはり、どうやって意識を仕事に切り替えるかが一番

ポイントになってきますね。

 

 

・分からないことを上司や同僚に聞くことが出来ない

これは上記、メリットのところでも述べましたが

判断力・コミュニケーション力が磨かれると考えると

良いですよね。
・長時間働く必要がない

最初は2-3時間で良いという案件が多いと言いましたが

逆にたくさん働きたくても働けないというご意見もあるかも

しれません。

とはいえ、上司の方とのお仕事が進んでゆくともっと任せて

いただくようになってゆく事例が多いようです。

 

ですので、最初は短い時間で仕事に慣れることは

長い目で見てとても大切かと思います。

 

 

 

 

 

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第1章 第3回:現状分析:在宅秘書ってどんな人が何人くらい従事しているのか?

 

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こんにちは

永田美保子です。

 

 

在宅秘書について、どんな人が何人くらい従事して

いるのか気になって、現状について調べてみました。

 

もしかすると、自分が知っている範囲のイメージで

感覚的に思っていても、事実と認識が違っている事が

あるかもしれません。

 

 

たとえば、このブログのリンク集にもある、

在宅秘書を取り扱う人数としてはかなり大手と思われます、

 

・ NPO法人 ウーマン・キャリア・デザイン

 

こちらは在宅秘書の希望者にお仕事を紹介しているところなの

ですが、登録秘書数が 1,300人 とあります。

 

また、 Power Woman という「子育て期のママ対象」に在宅業務を

紹介している団体では、登録者数 20万人 

 

こちらは、紹介している業務内容は多岐にわたり、翻訳やライティング、テープ起こし

なども多いですね。在宅秘書はゼロではないけれど、あまりありません!

ライターや翻訳経験者には良いかもしれません。

 

他に秘書に特化しないところで、いくつかの クラウドソーシングがありますね。

・ 大手の「クラウドワークス」 が登録者数 80万人

・ 在宅ワーク専門のwomancrowd.jp が会員 20万人(2016年5月現在)、

 

 

この数字だけでは目安にはなりませんが、秘書含む在宅業務で仕事をしよう

としている人数が意外と多いことはわかります。

 

このようなサイトに登録せずに個人で仕事を受注している人も多いはずで

在宅で仕事をする人の人数はつかみきれないものの、思っている以上に多そうです。

 

また、会員登録しているだけで、稼働していない人も多いはずですから、

正確なところはつかみにくいですね。

 

また、オンラインアシスタントとして、個人ではなくチームで在宅秘書業務を

行う業態も増えてきました。

 

キャスタービズ、James、Genny などのオンラインサービスが

勤務地不問で在宅秘書を募集しています。

 

以上まとめますと、はっきりした数字は見えないものの、

 

全国で約1,000人前後が「在宅秘書」「オンラインアシスタント」

等に従事しているといえるのではないでしょうか?

 

この数は各企業の動きを見ていると、これからもっと増えるのではないかと

思います。

 

 

 

 

 

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第1章 第2回:なぜ今、在宅秘書を?

こんにちは。

永田美保子です。

 

 

ここ数年、ワーク・ライフスタイルの変化、

起業家や個人事業主の増加に伴い、事務系の作業を担う

プロフェッショナルなサポート要員として

在宅秘書の需要が急速に高まっており、注目もされています。

 

 

昨今はスマホアプリの秘書まで登場したりして

驚きましたが、出来れば、人間の方が良いと私は個人的に

思います。

(アプリ秘書も、実際の作業やメールの送受信は

人の手で行われているようです)

 

このブログを読んでくださっているということは

在宅秘書の仕事に興味を持ってくださっているからだと

思います。

 

 

数あるお仕事の中から、在宅秘書に興味を持たれたきっかけ

は何でしたか? 

 

 

① 自宅で仕事ができるという条件面

 

② 時間的に一日2-3時間から始められる

 

③ お子さんの保育園の時間内に仕事が片づけられる

 

④ PCスキル・経理・事務・英語など得意を生かしたい

 

など。。。

 

 

細かい条件面はクライアント(相手先企業や個人)様による

ところも多いとおもわれます。

 

私自身、在宅秘書業務を実際に行ってみましたが

 

一番の良い点は

 

 

自宅で仕事ができる

という点ではないでしょうか。

 

 

あとは、

 

自分の得意なことを生かせる

 

ある程度時間に柔軟性もある 

 

 

という点も大事ですね。

 

子育て、介護など家庭の事と両立しやすい

良いことずくめに見える在宅秘書ですが

仕事として行う以上、守るべき点、留意する点

も多くあります。

 

 

そんな心構えや、具体的な手法、オフィスでの

(在宅でない)秘書との共通点、相違点

 

などなど

今すぐ役立つ情報をコラムとしてお伝えしてゆきたい

と思っています。

 

 

 

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