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永田 美保子(Mihoko Nagata) 

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コラム目次一覧はこちらです!



第1章:在宅秘書と一般の秘書の違い

第2章:在宅秘書を始めるにあたって

第3章:実際に仕事を始めるための知識

第4章:準備編 在宅で仕事をするために用意するもの

第5章:スキルアップしたいとき・困った時には

第6章:自分に合った在宅業務とは?

第7章:業務内容別・仕事の選び方

第8章:在宅秘書からさらに進んでキャリアを考えたとき

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本当に大切なものは目に見えない

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こんにちは。

 

永田美保子です。

 

私、だいたい2-3年毎に、

本当に桁外れのすごい人と出会います。

 

 

 

絶対にワクに収まらないようなスケールの大きい

偉業を成し遂げる人。

 

 

今でも覚えているのはジョイス(仮名)という

数年前に帰国するまで教わっていた私のマンツーマン

の英会話の先生。

 

オーストラリア人で私より20歳くらい若い方。

当時は東京に自分の盲導犬と、パートナーと一緒に住んでいた。

 

 

その、ジョイスの活動のすごいところを

リストアップしてみます。

 

実は全く目が見えない

全盲だけれど音声認識PCを使ってテキストも

スキャンしたものを読み取って普通にタイプ

したりしながら英会話の先生をこなしている。

 

・視力のハンデを感じさせない空間認識力のすごさ

コピー用紙を取りに行ったり、ミネラルウォーターを取りに行ったり

自ら生徒のためにしてくれる。

ふつうに英会話教室のオフィスの中を見えるがごとく歩き回る。

 

点字をすべて誰よりも早い6か月でマスターした。

 

・3Dの立体の図形を頭の中に浮かべて作業できるらしい。(大学時代は

インダストリアルデザイン専攻で卒業式は総代でスピーチした)

 

・人の様子に敏感で、雰囲気や声で相手のコンディションがわかる

目が見えないから余計にそうなのだろうと思いますが。

英会話の先生というよりメンタルコーチのような面も。

 

・とにかく頭の回転が速くて語彙が豊富。

レッスン終了時にもらうレッスンレポートのタイピングの速さは

ずば抜けていた。(健常者の他の先生の方が遅いくらい)

 

・オリンピック選手パラリンピックの)でもあり、ウェイトリフティング

など何種目かで活躍している。

 

・自分で事業を起こしているビジネスオーナーでもあり、

アスリート向けのレッスンプログラムや英語教育関連のビジネスコンサルティング

などいくつかの事業を行っていた(英語の先生は副業)。

 

・・・以上、これらは全部当時20代半ば、全盲の東京在住外国人女性の話。

 

すごいチャレンジングな人だと思いませんか?

 

私、この人の活動の全容を知ったとき、それに比べて

自分は何やってるんだろう?と思ってしまいました。

 

当時、自分は英語に自信を持つためにこうして学んでいるけど、

この人の見えないところで行っている努力に見合うほどの

努力を自分はしてるだろうか?

 

目が見えて便利なことに感謝してるだろうか?

 

などなど。考えさせられることが多くて。

 

 

今でも時々、何か困ったことがあったときは

 

「スマートなジョイスだったら

こういう時どのように対処するだろう?」

 

と考えたりします。

 

また、この人が本当にすごいのは、こんな悪条件

(と私からは見える)なのに、驚くほど忍耐強くて

かつ前向きでリーダーシップがあるところ!

 

さらに、これだけ努力したら誰でも成功するだろう

と思えるところでした。

 

本当に、学ぶところが多い。。。

 

ちなみに彼女は今年の8月からのリオ・オリンピックのパラリンピック

カナダ代表として出場します!(パートナーがカナダ人なので)

 

私は日本から応援しています。

 

 

 

<在宅秘書講座について>

 

こちらからまとめて詳しくご案内しています。

 

講座でお会いできるのを楽しみにしています

 

 

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第2章 第5回:PCの前にずっといる必要があるのはどんな時

 

こんにちは。永田です。

 

 

在宅秘書のお仕事で、

PCの前に張り付いている

必要があるときって意味わかりますか?

 

どんな時でしょうか?

 

通常は在宅秘書は所定の時間内に作業すればよい

はずなのですが、

 

場合によっては「今、これが必要」

な状態になる事も。

 

どのようなときに「スタンバイ」状態になるか

少し考えてみましょう!

 

 

・何らかの対応に合わせて上司が急いでいる件

・自分の作業のあと、他人に任せなくてはいけない件で

今、決めなくてはいけないことがある

・待っててと言われた

・お客様対応で返事待ち

・自分が早く終わらせたい件

 

オフィスでのお仕事などで、席にいる必要がある、

という経験がある方も多いと思いますが、いかがですか?

 

契約の形態にもよりますが、リアルタイムでの

対応が必要になるケースはオフィス勤務に秘書に比べると

ないか少ないと思われます。

 

ただ、ここという場面では外さないように

タイミングの良い秘書でありたいですよね?

 

私、先輩に運とタイミングも実力のうちだと言われました。(汗)

 

そしてだんだん仕事に自信が持てるようになると

運とタイミングがよくなっていったんですよ!

不思議ですけど。

 

いまではサイキック並みに(笑)

本当に大切な用事をハズシません。

 

PCや電話のタイミング、逃さないようにするのは

慣れと場数、そしてセンスです。

 

だから、あなたなら必ず大丈夫!

 

安心して経験を積んで行ってくださいね。

 

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色々あります。ストリートアカデミー。

私も講師やってます。ぜひのぞいてみてくださいね!

 

 



 

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次回在宅秘書講座(入門・初級)は土曜日の銀座で行います

 

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こんにちは。

 

永田美保子です。

 

 

昨日、銀座に行ってきました。

久しぶりの8丁目~7丁目あたりの並木通りは新鮮。

(ブランドストリートですね!)

シャネル、YSL、LOEWE、ハンティングワールド、TUMI

などなど豪華で気分が上がりますね!

 

リンツのショコラカフェなど、プレステージ感もある落ち着いた

場所も増えていて、さすが銀座の中心!と感心して帰ってきました。

 

昨日銀座に行った本当の理由は、ブランドショッピングにではなくて、

私がさせていただいている英文メールの講座のためでした。

そして・・・なかなか雰囲気の良いコワーキングスペース(会議室)を見つけましたよ。

 

この週末、在宅秘書業務について、新緑の並木道がさわやかな銀座・並木通りの

コワーキングスペースでみっちり学びませんか?

 

6/18(土)当日は、

 

午前 10時~12時 - 在宅秘書 初級講座  

 

 ・初級講座は事務経験などはすでにある方で、在宅秘書って? 

  と思っていらっしゃる方向けの内容です。 

 

午後 13時~14時30分 -在宅秘書 入門講座

 

・入門講座は、「わからない方はまずここから」

事務経験の少ない方も参加OKの、説明中心の講座です。

 

でスケジューリングをしております。

 

※午後が入門講座となりますのでご注意!

 

講座の後、ついでに銀座の街を楽しんでウィンドウ・

ショッピングなどしてお帰りになるのも、充実した

土曜日の過ごし方として良いかもしれませんね。

 

 

詳しい内容と&お申込みはこちらのリンクからどうぞ。

↓ ↓ ↓

6月18日(土)

 

午前 10時~12時 - 在宅秘書 初級講座

 

午後 13時~14時30分 -在宅秘書 入門講座

 

 

 

お会いできるのを楽しみにしています!

 

 

 

 

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第2章 第4回:子供が病気、PTAの行事などの時はどうするか?

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在宅秘書のお仕事を始めて、一番困るのが

仕事に取り掛かれない状況が起きたとき。

 

コラム 第2章 第2回の内容に関連しますが

 

 

自分以外の事で

何か突発的なことが起きたときかもしれません。

 

 

例えば、

 

小さいお子さんの例なら

 

急な発熱や、病気、けがなど

 

年配の方や介護の必要な方が家族にいる場合は

 

入院など、どうしても家族が付き添わないと

いけないような場合、症状など。

 

 

まずは、大前提として、業務を始める前に、雇用主の方と

PTAの行事、ご家族の急用などでの

「休みに関する考え方」 についてよく確認することです。

 

たいていの方は、前もってわかっているPTAの行事

等のスケジュール事項に関しては、勤務時間をずらした

対応することで了承いただけることが多いです。

 

あらかじめ、ご自身の家族構成や年間行事など

お伝えして、理解を頂くようにすることを

お勧めします。

 

くれぐれも、~ だろうから大丈夫だろう

などと安請け合いしないように!

 

後で自分が痛い思いをします。

 

ここで、経営者としての状況判断力がとても試されます。

 

雇用主さんに、

「子供が。。。なので今日のお仕事に対応できません!」

とその時になってあれこれご相談されても、相手方は困惑する

だけという事も。(汗)

在宅秘書を依頼している経営者の方の生の声として、

「状況を細かく言われても。。。」というお声を

時々お聞きします。。。

 

そう、ゴールは任されたお仕事を完了してもらうこと、なのです。

その際のもろもろご事情はひとまず脇に置いておいて、という

ことです。

 

無理はしない、でもやると約束したことはきっちりやる

ということなのです。

 

 

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在宅秘書初級講座のご感想:自分の中で不明確だった部分がクリアーに 

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こんにちは、永田美保子です。

 

 

昨日行われた在宅秘書「初級」講座

のご感想を参加者の方からいただきました。

 

参加をご検討中の方の参考になるかと

思いますので、ここでご紹介させていただきます。

 

 

 

講座名:在宅秘書 初級講座

 

東京都 M.K. 様

 

【講座全体をとおしてのご感想】

 

自分の中で不明確だった部分がかなり

クリアになり、今後是非お仕事として考えて

いきたいと思いました。

 

M.K.さま、どうもありがとうございました!

 

初級講座は、2時間という限られた時間の中に

かなりの情報量を盛り込んだ講座なのですが、

今回は少人数だったため、お互いにじっくりお話を伺える

場面もありました。

 

初級講座を通して、在宅秘書業務の将来性・可能性に

ついて深く知っていただけて何よりでした。

 

 

次回の初級講座開催は下記の通りです

 

1.土日が都合の良い方向け

6月18日(土)10:00-12:00

 

2.平日が都合の良い方向け

6月22日(水)10:00-12:00 ← 6月21日(火)から変更になっておりますのでご注意ください。

 

場所:都内(品川近辺の予定・お申し込みの方にお知らせします)です。

 

まだお席は若干ありますが、少人数で行いますので、ピンときた方はお早めに。

詳細とお申込みはこちらから。

 

 

在宅秘書講座全体のご案内はこちらです!

 

 

 

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講師をしていた際、研修がしっかりしているなと

思っていたのでお勧めします。

 

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コラム記事のご紹介 「エグゼクティブほど健康に関心がある」

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こんにちは、

今日はメディア情報のご紹介です。

 

私の寄稿させていただいた署名入りコラム記事が

6月8日付のマイナビ エグゼクティブエージェント

ウェブサイトに掲載されました。

 

今回のタイトルは、 「エグゼクティブほど健康に関心がある」です。

 

言うまでもなく、すべての基本は健康。

 

特に経営者・トップの健康状態は株価にまで影響があるとも

言われますよね。。。アップルのスティーブ・ジョブズの例

などでも見られます。

 

在宅秘書としては、まず自分の健康状態ということになるかと思います。

 

健康おたくのエグゼクティブの取り入れている方法もぜひ参考に

してみてくださいね!

 

記事のリンクはこちらです。

 

 

 

 

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第8章 第2回 クライアントとの信頼関係によって結果が変わる

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こんにちは。

 

今回は信頼関係についてです。

 

改めて言うまでも無い事ですが、信頼関係は

どんな仕事においても非常に大切です。

 

特に秘書の仕事、ましては顔を合わせない在宅秘書の

仕事では、それがすべてと言っても言い過ぎではない

くらいです。

それがあるとないとでは仕事の進め方も変わってきます。

 

仕事を始めて最初のうちは、お互いにまだ慣れないため、

信頼関係も まだまだできていなくて当然です。

 

焦らずに一歩一歩確認しながら進めてゆきましょう。

 

では、そんな上司との信頼関係は、どのようにして

育てて行けばよいでしょうか。

 

具体的な項目を挙げてみます。

 

1.指示されたことでわからないことはとことん確認

 

第1章 第6回:在宅秘書とクライアント(雇用主)との関係

 

で述べたこととも少し重複しますが、

お互いに行き違いがないように、打ち合わせで、納得がゆくまで

とことん話し合うことが大切です。

 

実際に在宅秘書を数年依頼している経営者の方に、打ち合わせは

どのようにしているかお聞きしたところ、

 

「とにかく最初は依頼事項を間違いなく行ってもらうために行き違いがないように

徹底して(対面で)打ち合わせをしました」

 

とおっしゃっていました。

上司の方が自らこのように積極的に打ち合わせをしてくださるケースは珍しい

かもしれません。とにかく多忙な方が多いので(そのために秘書を雇うのですが)

しかし、不明なことや疑問点はできるだけ時間を頂いて確認するようにしましょう。

わからせるように説明するのは上司の方の責任でもあります。

 

精度の高い仕事をするためには必要な項目です。

 

2.相手への尊敬の気持ちを忘れずに

 

たとえば、私の場合がそうだったのですが、起業家の方など、

年齢が自分より10歳以上若い方も多くいらっしゃいます。

面接でお会いした際に相手の方があまりにも若々しくて驚いた事もあります。

 

とはいえ、当然のことですが相手は雇用主であり、上司なので、敬意を

もって接することを忘れないようにしましょう。私の場合、かならず敬語で

お話します。(相手が65歳でも25歳でも上司である以上同じです)

 

この文章を読んでくださっているような方に、改めて言うまでもないことなのです

が、年々経営者の若い方が増えているような印象を持ちますので。。。

あくまで念のため。

 

3.誠意をもって接する

 

仕事をしていて、相手が常にご機嫌とは限りませんし、善意からの行動だったとしても

結果として理不尽なことを言われることもあるかもしれません。

 

しかし、秘書は行動面ではリスク回避をしつつも、心の中では最善の結果となるように

あらゆることで誠意を尽くしたいものです。

 

上司の依頼事項も、いったん受け入れたうえで、(お話を聞く姿勢を見せる)

吟味したうえで不可能だったり時間のムダになるような事でしたらその旨説明して

お断りします。

 

最初から拒絶するとおそらく印象も良くないですし否定されてしまったような

印象を持つ方もいるかと思います。結果的にNOということになるとしても、

いったんは相手を受け入れる姿勢を見せるとそのあとがやりやすくなることが多いです。

そんな小さなひとつひとつの行動の積み重ねから信頼関係が生まれてゆきます。

 

4. 何があっても味方であるということを態度でしめす

 

経営者は孤独と良く言われますが本当にそうだと思います。

他人に相談できずに自分だけで決断しなくてはならないことの連続。

 

上司の力になれるとしたら、常に味方でありファンであることを

(自然な形で)お伝えしてゆくことです。

面白いことに、心でそう(私は○○さんの最大の味方である)思っている秘書と

全くそんなことを思ってない秘書では態度が違ってきますし、意外とそんな

思いは伝わるものです。

なので最初の一歩としては、上司の味方になる、ということを決心してみてくださいね。

 

ムリに口に出さなくても伝わってゆくはずです。

 

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第2章 第3回:締め切りを守るということ

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在宅秘書のお仕事を始めると、締め切りが必ず

どんな業務にも発生します。

 

毎日2時間定型の業務だとしても、その業務を所定の

時間までに終わらせることが締め切りですよね。

 

また、不定期に課題が発生する形の場合は、依頼時に

納期を指定されるはずですから、(指定されない場合は必ず

聞きましょう!)それが締め切り。

 

たいていはそんなに厳しい設定にはなっていないと思いますが

 

 常に、締め切りだけは、必ず守るようにしましょう。

 

 

なぜかというと、その積み重ねこそが、あなたの信用になって、

お客様から信頼されて資産になってゆくからです。

 

秘書は、企業にお勤めしている秘書もそうですが、仕事の責任の割に

(私はそう思っています)あまり表だって評価されません。

でも、それで良いのだと思います。

 

なぜなら、黒子である秘書があまり表舞台に出過ぎない方が

仕事が円滑に回っている証拠です。

100%できて当然の仕事。それをちゃんと見てくれている人は必ずいます。

 

会社に属していない立場では、信頼が一番大切です。

信頼だけは着実にでも積み重ねてゆきましょう。それが次のステップ、

次のお仕事につながってゆきます。

 

 

 

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外国人エグゼクティブ担当だった時、精神的に落ち着いて業務にあたるための自己投資として4年間ほど通っていた英会話学校です。初心者向けをうたっていますが、上級者ももちろんOK、講師のレベルが高く、マンツーマンというのが、機密事項も扱う秘書向きです(グループレッスンだとどうしてもその日あったことや話題によっては話しづらいことも)
体験レッスンもやっているのでよかったら問い合わせてみてください。

 

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