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秘書育成コンサルタント 元外資系企業秘書

永田 美保子(Mihoko Nagata) 

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コラム目次一覧

コラム目次一覧はこちらです!



第1章:在宅秘書と一般の秘書の違い

第2章:在宅秘書を始めるにあたって

第3章:実際に仕事を始めるための知識

第4章:準備編 在宅で仕事をするために用意するもの

第5章:スキルアップしたいとき・困った時には

第6章:自分に合った在宅業務とは?

第7章:業務内容別・仕事の選び方

第8章:在宅秘書からさらに進んでキャリアを考えたとき

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第2章 第6回:仕事のブランクがある場合

 

こんにちは、

永田美保子です。

 

 

かつて会社に勤めて仕事をしていた方でも

結婚・出産・育児・介護などで休職や退職したりと

復帰までのブランクが空くことって良くあるかと思います。

 

そういうブランクがある場合、職場への

仕事復帰や再就職・仕事再開に際してどのような点に気を

つけたらよいでしょうか?

 

私自身の経験ですと、介護休職を半年取得の予定が、

休職期間開始後、どうやら復帰は無理とわかった

ため、休職を3か月に切り上げて退職。

 

しばらくは仕事をせず、徐々に活動開始したのが

3か月後。

 

全く働いていない「ブランク」は2014年7月中旬から

2015年1月までの6か月間でした。

 

2015年2月から手始めに時短での出社して行う仕事を

始めてみましたが、最初はカンが戻るまでは仕事のスピードに

慣れず、少々大変でした。

 

反省点としては、少しずつ助走をつけてお仕事スタート

した方が負担が少なかったなと感じました。

 

ところで、在宅秘書の場合はmブランクの有無はほとんど問われ
ません。スキルさえあればよいので。
つまり、スキルアップさえしていれば在宅秘書は
ブランクを気にせず働く場として理想的だと思い
ます。
 一方、オフィスに出社してのお仕事を希望される方のために
下記、リサーチしてみました。

雇用者側が気にする点としては下記2つに

大別できるかと思います。

 

・どのくらい期間のブランクかを気にされるパターン

・ブランク関係なくスキルがあればOKとするパターン

 

 

育児のケースだと、お子さんが1人の場合はその年齢に

合わせての調整となるし、2人以上お子さんがいらっしゃ

る場合は、実家や手伝ってくれる人が近くにないともっと

状況は複雑になるかと。

 

育児が落ち着いて仕事再開しようか、と思う

タイミングまで待つとすると、ブランクってどのくらいに

なるでしょうか?

 

ここ数か月、派遣社員の求人をウォッチ

して、採用側の事例を集めてみました。

 

ここに挙げた例は、

企業に時短やパートタイムで(時間が10-16で週3など)

はたらく派遣社員の場合の例です。

 

・ブランク10年までOK、子育て一段落したママのお仕事復帰に最適

 

・ブランクOK 長く働けます。

 

・ブランク不問 週3日~でカスタマーサポート業務

 

・家庭やお子様都合のお休みも相談しやすい環境です!

 

など。

 

ということは、理由が子育てに限らず、ブランクは最長10年くらい

あるいは不問としてあれば条件面はOK、と思って良さそうですね。

 

 

とはいえ、仕事復帰までの間、スキルが落ちないように、

何らかの忘れ手立てをしておくことはもちろん必要ですよね。

(私のように苦労しないためにも)

 

求職活動の間は何をしていたか、どんな勉強をしていたか

を言えるように記録を取っておくと、具体的なアピール材料

となるかと思います。

 

産休から元の職場に復帰する方の事例ですと、

ビジネス検定(ジョブパス)の2級以上

 

を取る方も多いようですね!

これはとても説得力あると思います。

 

お聞きした話では。1級は法学部出身や法律関係の仕事以外の方には

かなりハードルが高いみたいです。比較的取りやすい(学生向き)の3級から

職務経験3年程度の2級、さらにその上の1級まであります。

 

もちろん、業務との関連があり、かつできる余裕があれば、

チャレンジする価値はあると思います。

 

 

他にスキルアップの勉強に関していうと、

 

TVCM等で有名なパソコンスクールのアビバの資格講座

で役立ちそうな資料を見つけました。
ビジネス資格対策講座が充実しているので資料請求
してみても良いかもしれませんね。
資格講座そのものと同時に私がお勧めなのはExcelなどの
PC操作に関する教室がとにかく充実しているので、普段から
学んでおくとお仕事のブランクが出来てしまっても自信に
つながると思います。
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他によさそうな勉強法やスキルアップ(キープ)
についてはまたリサーチして、このコラムでも
お伝えしてゆきますね!

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講座でお会いできるのを楽しみにしています

 

 

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このブログの便利な使い方:コラム目次

このブログでは、在宅でお仕事をしたい

方向けの情報発信をして行きますが、

主に在宅秘書・アシスタント向けの情報を

中心に取り上げてゆきたいと思います。

 

自らの経験をもとにした、下記のような

内容のトピックをコラムとして取り上げて

ゆきます。

 

※ リンクが張ってないコラムは現在執筆中です。

  完成まで、もうしばらくお待ちいただけますと幸いです。 

 

*** コラム目次 ***

 

第1章:対面の秘書と在宅秘書との違いについて

 

第1回:プロローグ 「なぜこのブログを書こうと思ったのか」

 

第2回:なぜ今、在宅秘書を?

 

第3回:現状分析:在宅秘書ってどんな人が何人くらい従事しているのか?

 

第4回:在宅勤務のメリットデメリット

 

第5回:大企業勤務者の在宅勤務との大きな違い

 

第6回:クライアント(雇用主)との関係

 

第7回:収入を得るということの意味

 

 

第2章:在宅秘書を始めるにあたって

 

第1回:家族の協力を得るには

 

第2回:ときには覚悟も必要です

 

第3回:締め切りを守るということ

 

第4回:子供が病気、PTAの行事などのときはどうするか?

 

第5回:PCの前にずっといる必要があるのはどんな時

 

第6回:仕事のブランクがある場合

 

 

第3章:実際に仕事を始めるための知識

 

第1回:在宅秘書の仕事について最低限知っておくべきこと

 

第2回:雇用形態について・保証はあるのか

 

第3回:仕事の探し方について

 

第4回:口コミ・紹介は有効か?

 

第5回:クラウドソーシングの使い方

 

 

第4章:準備編 :在宅で仕事をするために用意するもの

 

第1回:時間配分(子供や家族との生活時間)

 

第2回:自分の時間はどこまで確保できるか

 

第3回:仕事をするスペースの話

 

第4回:PCについて

 

第5回:マックかウィンドウズか

 

第6回:スカイプの活用法

 

第7回:その他お役立ちツール

 

第8回:電話の使用頻度・方法

 

第9回:ITスキルはどのくらい必要か

 

第10回:語学が必要な案件の場合、英語はどの程度必要か

 

第11回:在庫を預かる業務の場合(CD, DVDの発送など)の対応

 

 

第5章:スキルアップしたいとき・困った時にはどうするか

 

第1回:ITリテラシーとは?

 

第2回:自分で学ぶ方法 参考図書

 

第3回:オンラインで学ぶ

 

第4回:メルマガの発行を依頼されたら

 

第5回:ウェブサイトのメンテ業務について

 

第6回:郵便等の発送手配に役立つヒント

 

第7回:交渉事、企画書作成などを依頼されたら

 

第8回:契約業務を超えたことを依頼された場合の考え方

 

第6章:自分に合った在宅業務とは?

 

第1回:在宅秘書以外の選択肢はどんなものがあるか

 

(IT系プロジェクト管理・ウェブサイト制作など)について

 

第2回:内職・下請け業務とは違うこと

 

第3回:何故ほかの業務ではなく秘書をお勧めするか?

 

第4回:在宅秘書が向いている人のタイプ

 

第5回:秘書業を継続するためのコツ

 

第6回:経営者の右腕となるための心構え

 

 

第7章:業務内容別・仕事の選び方

 

第1回:在宅秘書業務は、4つの業務に大別できます

 

第2回:1 事務作業一般(経費精算、一般事務、事務作業一般)

第3回:2 対顧客の業務 雇用主の指示のもと、協力して新規事業、広告などに従事

第4回:3 専門的な業務 (海外対応) 英語で海外顧客との交渉、旅程スケジューリング、翻訳

第5回:4 専門的な業務 (テクニカル対応) ホームページ、チラシ・ロゴ等の制作

 

第6回:業務内容により対応が違う - 依頼者が自分でもできるかできないか

 

第7回:クライアントが自分もできるが、手が回らないので依頼する業務

 

第8回:クライアント自身が出来ないので、フォローして欲しくて依頼する業務

 

第9回:どの程度の仕事が任されるのか

 

第8章:在宅秘書からさらに進んでキャリアを考えたとき

 

第1回:在宅秘書はあなたのキャリアにプラスになる?

 

第2回:クライアントとの信頼関係によって結果が変わる

 

第3回:子供の成長とともに、時間が取れるようになったら、どうするか?

 

第4回:オフィスワークに従事する場合

 

第5回:自宅で引き続き働く場合の選択肢

 

第6回:在宅秘書以外の選択肢

 

第7回:自分で起業する

 

第8回:新しい事を始める時の考え方

 

第9回:おわりに ~ 在宅秘書という可能性にエールを送ります

 

 

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第2章 第5回:PCの前にずっといる必要があるのはどんな時

 

こんにちは。永田です。

 

 

在宅秘書のお仕事で、

PCの前に張り付いている

必要があるときって意味わかりますか?

 

どんな時でしょうか?

 

通常は在宅秘書は所定の時間内に作業すればよい

はずなのですが、

 

場合によっては「今、これが必要」

な状態になる事も。

 

どのようなときに「スタンバイ」状態になるか

少し考えてみましょう!

 

 

・何らかの対応に合わせて上司が急いでいる件

・自分の作業のあと、他人に任せなくてはいけない件で

今、決めなくてはいけないことがある

・待っててと言われた

・お客様対応で返事待ち

・自分が早く終わらせたい件

 

オフィスでのお仕事などで、席にいる必要がある、

という経験がある方も多いと思いますが、いかがですか?

 

契約の形態にもよりますが、リアルタイムでの

対応が必要になるケースはオフィス勤務に秘書に比べると

ないか少ないと思われます。

 

ただ、ここという場面では外さないように

タイミングの良い秘書でありたいですよね?

 

私、先輩に運とタイミングも実力のうちだと言われました。(汗)

 

そしてだんだん仕事に自信が持てるようになると

運とタイミングがよくなっていったんですよ!

不思議ですけど。

 

いまではサイキック並みに(笑)

本当に大切な用事をハズシません。

 

PCや電話のタイミング、逃さないようにするのは

慣れと場数、そしてセンスです。

 

だから、あなたなら必ず大丈夫!

 

安心して経験を積んで行ってくださいね。

 

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色々あります。ストリートアカデミー。

私も講師やってます。ぜひのぞいてみてくださいね!

 

 



 

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第2章 第4回:子供が病気、PTAの行事などの時はどうするか?

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在宅秘書のお仕事を始めて、一番困るのが

仕事に取り掛かれない状況が起きたとき。

 

コラム 第2章 第2回の内容に関連しますが

 

 

自分以外の事で

何か突発的なことが起きたときかもしれません。

 

 

例えば、

 

小さいお子さんの例なら

 

急な発熱や、病気、けがなど

 

年配の方や介護の必要な方が家族にいる場合は

 

入院など、どうしても家族が付き添わないと

いけないような場合、症状など。

 

 

まずは、大前提として、業務を始める前に、雇用主の方と

PTAの行事、ご家族の急用などでの

「休みに関する考え方」 についてよく確認することです。

 

たいていの方は、前もってわかっているPTAの行事

等のスケジュール事項に関しては、勤務時間をずらした

対応することで了承いただけることが多いです。

 

あらかじめ、ご自身の家族構成や年間行事など

お伝えして、理解を頂くようにすることを

お勧めします。

 

くれぐれも、~ だろうから大丈夫だろう

などと安請け合いしないように!

 

後で自分が痛い思いをします。

 

ここで、経営者としての状況判断力がとても試されます。

 

雇用主さんに、

「子供が。。。なので今日のお仕事に対応できません!」

とその時になってあれこれご相談されても、相手方は困惑する

だけという事も。(汗)

在宅秘書を依頼している経営者の方の生の声として、

「状況を細かく言われても。。。」というお声を

時々お聞きします。。。

 

そう、ゴールは任されたお仕事を完了してもらうこと、なのです。

その際のもろもろご事情はひとまず脇に置いておいて、という

ことです。

 

無理はしない、でもやると約束したことはきっちりやる

ということなのです。

 

 

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第2章 第3回:締め切りを守るということ

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在宅秘書のお仕事を始めると、締め切りが必ず

どんな業務にも発生します。

 

毎日2時間定型の業務だとしても、その業務を所定の

時間までに終わらせることが締め切りですよね。

 

また、不定期に課題が発生する形の場合は、依頼時に

納期を指定されるはずですから、(指定されない場合は必ず

聞きましょう!)それが締め切り。

 

たいていはそんなに厳しい設定にはなっていないと思いますが

 

 常に、締め切りだけは、必ず守るようにしましょう。

 

 

なぜかというと、その積み重ねこそが、あなたの信用になって、

お客様から信頼されて資産になってゆくからです。

 

秘書は、企業にお勤めしている秘書もそうですが、仕事の責任の割に

(私はそう思っています)あまり表だって評価されません。

でも、それで良いのだと思います。

 

なぜなら、黒子である秘書があまり表舞台に出過ぎない方が

仕事が円滑に回っている証拠です。

100%できて当然の仕事。それをちゃんと見てくれている人は必ずいます。

 

会社に属していない立場では、信頼が一番大切です。

信頼だけは着実にでも積み重ねてゆきましょう。それが次のステップ、

次のお仕事につながってゆきます。

 

 

 

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体験レッスンもやっているのでよかったら問い合わせてみてください。

 

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第2章 第2回:ときには覚悟も必要です

こんにちは、

永田美保子です。

 

お子さんがいらっしゃる立場で在宅秘書の仕事

を開始したとして、突発的に困ることがもし起きるとしたら

対策は取れますか?

 

例えば、お子さんの病気、家族の病気

などの時、仕事に穴をあけないために何とかすることはできますか?

お子さんが急に熱を出したり、病院に行かなくてはならない時

仕事も仕上げなくてはならない。。。

 

一番考えたくないパターンですが、最悪の事態も想定しておきましょう。

 

 

お仕事の時間をに多少融通がきいて待ってもらえる契約でしたら、

例えば日中に病院に行き夜になって落ち着いたら仕事に着手、という

ことは可能ですね。

 

では、急ぎの仕事で、どうしても夜までずらせない時は?

 

厳しいですが、雇用者側から見たら、それは秘書の都合。

引き受けた以上、仕事ですから、何としてでも仕事をできる

ようにするのがプロなのです。

 

冒頭で「覚悟が必要」と書いたのはそういうわけです。

 

ついつい、在宅だから時間的なことにしても業務の内容にしても、

気が緩んでしまいがちですが、オフィスにいないだけ、時間も短いだけで、

在宅秘書は立派なプロの秘書です。そこのところだけ、理解されているとは思いますが

くれぐれも認識を新たにしておきましょう。

 

逆に言うと、他の「プロではない」在宅スタッフとプロの在宅秘書である

あなたとの大きな違い、(差別化とも言いますが)は、この「プロ意識」

があるかどうかであるともいえます。

厳しく感じるかもしれませんが。。。これだけは肝に銘じてクリアしてゆきま

しょう!

 

 

また、そんなときのために誰かに頼むか、どうするか、

対策も考えておきましょう。

子供が泣いている横で電話をするわけにも

いきませんよね。

 

その時になって困らないように日頃から考えておくことを

強くお勧めします。

 

 

 

 

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第2章 第1回:家族の協力を得るには

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こんにちは、

 

在宅秘書のお仕事を自宅で開始したとして

最初の事はともかく、だんだん忙しくなってくる

と家族(特に女性の場合はご主人など)

の対応に苦慮されているということを耳にします。

 

今までお仕事にブランクがあった場合など

奥様が何やら忙しく、夜遅い時間までPCで作業をしている。。。

 

食事の支度が出来ていないとか家事が出来ていないとか

家庭ごとにもろもろ要因はあるかと思います。

 

在宅で仕事をしているとどうしても家にいるのだから

家事もやってくれるだろうと男性は思いがち。

 

お互いに不満に思うようになってしまっては意味がありません。

 

出来るだけご主人には仕事をしていることへの理解を得るように

してゆきたいですね。

 

とにかくコミュニケーションが何よりも大切だな、と

私自身も痛感したことが何度かあります。

 

そこで、仕事を始める時にはあらかじめ予想される事

たとえば、お子さんの関係で昼間できなかった仕事を夜中に行う

可能性や、特に繁忙期のある仕事であればそれについて、

あらかじめ良く話をしておくことが大切かと思います。

 

 

そのために採用面接でクライアントさんにより具体的な質問をして

ゆくようにしたいですね。

 

 

 

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