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秘書育成コンサルタント 元外資系企業秘書

永田 美保子(Mihoko Nagata) 

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コラム目次一覧

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第1章:在宅秘書と一般の秘書の違い

第2章:在宅秘書を始めるにあたって

第3章:実際に仕事を始めるための知識

第4章:準備編 在宅で仕事をするために用意するもの

第5章:スキルアップしたいとき・困った時には

第6章:自分に合った在宅業務とは?

第7章:業務内容別・仕事の選び方

第8章:在宅秘書からさらに進んでキャリアを考えたとき

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第8章 第2回 クライアントとの信頼関係によって結果が変わる

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こんにちは。

 

今回は信頼関係についてです。

 

改めて言うまでも無い事ですが、信頼関係は

どんな仕事においても非常に大切です。

 

特に秘書の仕事、ましては顔を合わせない在宅秘書の

仕事では、それがすべてと言っても言い過ぎではない

くらいです。

それがあるとないとでは仕事の進め方も変わってきます。

 

仕事を始めて最初のうちは、お互いにまだ慣れないため、

信頼関係も まだまだできていなくて当然です。

 

焦らずに一歩一歩確認しながら進めてゆきましょう。

 

では、そんな上司との信頼関係は、どのようにして

育てて行けばよいでしょうか。

 

具体的な項目を挙げてみます。

 

1.指示されたことでわからないことはとことん確認

 

第1章 第6回:在宅秘書とクライアント(雇用主)との関係

 

で述べたこととも少し重複しますが、

お互いに行き違いがないように、打ち合わせで、納得がゆくまで

とことん話し合うことが大切です。

 

実際に在宅秘書を数年依頼している経営者の方に、打ち合わせは

どのようにしているかお聞きしたところ、

 

「とにかく最初は依頼事項を間違いなく行ってもらうために行き違いがないように

徹底して(対面で)打ち合わせをしました」

 

とおっしゃっていました。

上司の方が自らこのように積極的に打ち合わせをしてくださるケースは珍しい

かもしれません。とにかく多忙な方が多いので(そのために秘書を雇うのですが)

しかし、不明なことや疑問点はできるだけ時間を頂いて確認するようにしましょう。

わからせるように説明するのは上司の方の責任でもあります。

 

精度の高い仕事をするためには必要な項目です。

 

2.相手への尊敬の気持ちを忘れずに

 

たとえば、私の場合がそうだったのですが、起業家の方など、

年齢が自分より10歳以上若い方も多くいらっしゃいます。

面接でお会いした際に相手の方があまりにも若々しくて驚いた事もあります。

 

とはいえ、当然のことですが相手は雇用主であり、上司なので、敬意を

もって接することを忘れないようにしましょう。私の場合、かならず敬語で

お話します。(相手が65歳でも25歳でも上司である以上同じです)

 

この文章を読んでくださっているような方に、改めて言うまでもないことなのです

が、年々経営者の若い方が増えているような印象を持ちますので。。。

あくまで念のため。

 

3.誠意をもって接する

 

仕事をしていて、相手が常にご機嫌とは限りませんし、善意からの行動だったとしても

結果として理不尽なことを言われることもあるかもしれません。

 

しかし、秘書は行動面ではリスク回避をしつつも、心の中では最善の結果となるように

あらゆることで誠意を尽くしたいものです。

 

上司の依頼事項も、いったん受け入れたうえで、(お話を聞く姿勢を見せる)

吟味したうえで不可能だったり時間のムダになるような事でしたらその旨説明して

お断りします。

 

最初から拒絶するとおそらく印象も良くないですし否定されてしまったような

印象を持つ方もいるかと思います。結果的にNOということになるとしても、

いったんは相手を受け入れる姿勢を見せるとそのあとがやりやすくなることが多いです。

そんな小さなひとつひとつの行動の積み重ねから信頼関係が生まれてゆきます。

 

4. 何があっても味方であるということを態度でしめす

 

経営者は孤独と良く言われますが本当にそうだと思います。

他人に相談できずに自分だけで決断しなくてはならないことの連続。

 

上司の力になれるとしたら、常に味方でありファンであることを

(自然な形で)お伝えしてゆくことです。

面白いことに、心でそう(私は○○さんの最大の味方である)思っている秘書と

全くそんなことを思ってない秘書では態度が違ってきますし、意外とそんな

思いは伝わるものです。

なので最初の一歩としては、上司の味方になる、ということを決心してみてくださいね。

 

ムリに口に出さなくても伝わってゆくはずです。

 

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第6回:在宅秘書以外の選択肢

こんにちは。 永田美保子です。

 

 

在宅秘書から、次に新たなキャリアを考える場合の

選択肢・可能性についての話です。

 

 

在宅秘書を続けてゆくうちに、お子さんが大きくなって

送り迎え等が不要になったり、介護が必要だった方が

施設に入ったりして手が離れたりと、

 

自宅にずっといなくても良い状態になる事もありますよね。

 

むしろ、自分のの意向よりもそういった環境面の変化による影響

が一番大きいかと思いますが

 

では、そうなった場合で、他の仕事もしてみたい場合。

どのようにして仕事を探すか?

ご一緒に考えてみましょう!

 

 

つまり、今まであった

 

時間の制約・場所の制約について考えなくてよくなった、

 

という事になりますね。

 

 

その場合、選択肢としては

 

今まで通り在宅秘書を続けるのも自由ですし、

 

オフィスに行って仕事をするのも可能

 

在宅秘書になる以前に行っていた仕事があるのなら

再開するのも良いですね。

 

在宅とオフィス勤務を組み合せるのも

可能性としてはありえるでしょう。

 

 

そして、いずれの場合も、せっかくやってきた在宅秘書を

実績として認めてもらえるようにしたいですね。

 

 

オフィス勤務の秘書とは在宅秘書では仕事のすすめ方が

違っていますから、企業側も在宅での秘書経験者にどの

程度の仕事を任せてよいのかを詳しく知りたいはずです。

 

 

そんなお互いの不安やミスコミュニケーションをなくすためにも

ぜひ日頃から、業務の進め方で心がけていること、工夫している

事を記録に残しておかれることをお勧めします。

 

 

 

私の経験では、オフィス秘書から在宅秘書に転向した際、

上司からは メール・電話での指示がすべてだったので、

相当注意深く、メールを読みとる必要があると思いました。

 

また、何かわからなくても同僚や先輩もいなくて、

聞く相手がいないので、とにかく自分で判断して仕事を

進めるしかありません。

 

 

クライアントである上司は多忙なのであまり頻繁に

メールを送るのもはばかられます。

 

 

ということで、ある意味、

 

オフィスの秘書より在宅秘書の方が、

自立心、判断力、コミュニケーション能力、

さらにITスキルのすべてを高いレベルで必要とされて

いると感じました。

 

 

ブランクがある事をマイナスに思うよりも、そのような経験を

通して高いスキルを身に着けた人材は必要とされるはずなので、

積極的にアピールすることが必要だと思います。

 

是非、ひとつひとつの実績を自分なりに記録しておいて下さいね。

それが次のステップに向けて必ず役に立つことになります。

 

 

 

 

次回、第7回では、どこかに勤めるのではなく自分で個人事業主

になる、起業する、という選択肢についてもお話します。

 

 

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