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秘書育成コンサルタント 元外資系企業秘書

永田 美保子(Mihoko Nagata) 

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コラム目次一覧

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第1章:在宅秘書と一般の秘書の違い

第2章:在宅秘書を始めるにあたって

第3章:実際に仕事を始めるための知識

第4章:準備編 在宅で仕事をするために用意するもの

第5章:スキルアップしたいとき・困った時には

第6章:自分に合った在宅業務とは?

第7章:業務内容別・仕事の選び方

第8章:在宅秘書からさらに進んでキャリアを考えたとき

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第1章 第6回:在宅秘書とクライアント(雇用主)との関係

 

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こんにちは。

 

今回は、在宅秘書とクライアント(雇用主)との関係

について、企業に勤務している場合の上司ー秘書とどう違うのか

を中心にお話します。

在宅秘書でも企業の秘書でも共通事項として、「上司にあたる方」の
存在があります。

 

 

仕事をどうやって見つけるか、から始まって

日常の業務の進め方など、連絡を密に取り合い、

オーダーメイド的要素が高いのは組織と離れたところで

動くことが多い在宅秘書の方かもしれません。

 

 

それだけに時分が自分の業務マニュアルの管理者であるという

自覚を持って、クライアントである上司との信頼関係をしっかり

つくるような意識が大切かと思います。

 

 

企業の秘書の場合は労使関係は会社の人事あるいは直属の上司

が行ってくれますから、秘書としてのサポート対象の上司=クライアント

という図式には戸惑うことも。

 

私は最初かなり戸惑いがありました。

 

こんなに何でもこの方(クライアント)に一極集中で

確認することがあるのか~ と。

 

なにしろ、企業の秘書意識では、とにかく上司の時間を奪っては

いけない、という感覚がしみついているので、あまりこまごました

ことを聞くのは躊躇してしまいます。

 

したがって、業務がスタートとしてから、これも聞いておけばよかった!

と悶々とするのを防ぐために

一番最初の採用時の面接や、打ち合わせで、納得がゆくまで

とことん話し合って必要な業務委託契約書を交わしておくことをお勧め

いたします。

 

 

ランサーズ等のクラウドソーシングではすでに決まった内容に基づいて

の募集・提案なので、こまかいところはスタート時に仕事内容の

すり合わせをしっかりしておきましょう。

 

また、募集時に提示されている時給の幅がある場合は

よく確認しましょう。

 

 

例えば、時給1000円から1500円、と募集要項にある場合は、

時給1000円でスタートした場合に、1500円まで昇給の可能性が

どのくらいあるのか、あるとしたらどんな場合?

なども聞いておくと不必要なトラブルを避けることが

出来ます。

 

 

 

 

 

 

 

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第1章 第5回:大企業勤務者の在宅勤務(テレワーク)との大きな違い

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在宅秘書はその名のとり、在宅で仕事をすることが基本ですが、

同じ在宅勤務でも、企業に勤めている方の在宅勤務(テレワーク)

も、一部で報道されているように近年どんどん増えています。

 

 

私が15年ほど勤めた企業(日米合弁企業の製造業)では、2011年ころから

理由のいかんにかかわらず(主に育児、介護さらに災害時や台風時にも適用)

上司判断で自宅で勤務できる体制つくりを進めていました。

その場合、PC(ラップトップ)を自宅に持ち帰り、ネットにつないで通常の

オフィスで行っているのと同様に業務を行うことになります。

 

たとえば、夜間の電話会議等が多い担当者が、会議の続いた後など、

出社せずに体力を消耗しないために週に一日程度在宅勤務を行って

いる例などもありました。 上司判断でOKなのです。

 

一方、残念ながら秘書は在宅勤務の対象外でした。
さすがに既存の仕組みでは管理しきれないのですね。

 

一般的に、企業に勤めながら必要に応じてのテレワークを行う場合は

上司の許可があったうえで、あくまで勤務場所が違うだけということ。

 

お給料に直結する勤怠については、勤怠や人事の記録はいつもの会社の

所定の方法で行い、時間通り勤務したことになります。(時間外勤務は

行っただけつきます)

 

 

さて、一方で、

個人で在宅勤務を行う在宅秘書のばあい。

 

クライアントさん(上司)に提出するために

勤務時間を正確に記録したり日報を提出したりが必要となります。

 

個人同士での契約の場合、クラウドソーシング(ランサーズなど)

を通しての場合で細かい手続きは異なりますが

記録を残す点は同じですね。

 

ユニークなのは、ランサーズなどは、タイムシートの機能の一つとして、

PCに表示されていた画面を適宜キャプチャーして記録できる機能が

ついていたりします。

 

もし、仕事に関係のない画面を開けていると記録に残ってしまう

可能性があるわけです。

(これを読んでくださっている皆様はだいじょうぶだと思いますが)

 

 

ざっくりとまとめると、

企業在籍者のテレワーク ⇒ 必要に応じてその日の仕事場所が自宅でだり、
オフィスでも仕事をすることがある

 

在宅秘書 ⇒ 前提として自宅勤務、仕事を個人として受注している

 

ということで、見た目同じような在宅勤務と言っても、内容は全く

違うことがわかると思います。

 

 

 

 

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