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秘書育成コンサルタント 元外資系企業秘書

永田 美保子(Mihoko Nagata) 

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詳しいプロフィール子供時代から今まで編

プロフィール仕事と介護の両立編

  

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コラム目次一覧

コラム目次一覧はこちらです!



第1章:在宅秘書と一般の秘書の違い

第2章:在宅秘書を始めるにあたって

第3章:実際に仕事を始めるための知識

第4章:準備編 在宅で仕事をするために用意するもの

第5章:スキルアップしたいとき・困った時には

第6章:自分に合った在宅業務とは?

第7章:業務内容別・仕事の選び方

第8章:在宅秘書からさらに進んでキャリアを考えたとき

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自分のポテンシャルを楽しく発揮しよう!対面・オンライン秘書講座のご案内 

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こんにちは、永田美保子です。

 

本日もこの在宅秘書ガイドブログにお越しいただき

ありがとうございます!

 

私のところでは起業家・経営者の方々から

秘書採用に関するお問合せを良く頂きます。

 

 

個人で仕事をされている方の大切なパートナーとしての

在宅秘書は、ますます注目されており、ニーズは確かに

あるのだなと改めて感じました。

 

 

また、在宅・オフィス勤務など、秘書の形態にかかわらず

スキルアップしたい、ステップアップしたいというお声

も多くいただいております。

 

そこで、遠隔地の方や外出が難しい方、移動が間に合わないくらい

お忙しい方も参加できるオンライン秘書講座を開講いたします。

 

より多くの方に受講いただけるようスカイプ/Zoom講座開講

準備がととのいました! 

(海外在住の方、時間の都合がつかない方に特にお勧めです)

*************************

 

 

<秘書講座のご案内>

※在宅秘書・秘書と分けておりませんがどちらにも対応できる講座です。

 

現在、

初級講座 さらに 即戦力を目指す実践中心の中級講座

2つを行っています。

 

 

では、

それぞれの特徴についてご説明します♪

 

 

・秘書アシスタント・事務などの何らかのお仕事経験があって、

ブランクが空いている方や、学びなおしたい方まず「初級」をお勧めします。

 

・実践内容を充実させてじっくり行う実践・即戦力むけを希望される方は

中級」講座へ。

 

1.秘書初級講座 

 

 

対面講座・オンライン講座共通の内容として

 

在宅秘書希望の方には、在宅の秘書業務を実践した講師が、体験に基づいて、現場で求められていること、それに対してどのような対策を取ればよいかをお伝えして行きます。

 

今後、需要が急増してゆく在宅の秘書業務を、他の人よりも一歩先駆けて

スタートするための大切なきっかけとしていただけたら幸いです。

 

こんな方にお勧めです:  

PCを使った事務職・秘書・アシスタントなどなんらかの職務経験がある方

秘書業務のブラッシュアップを目指す方

秘書業務に興味がある方

 

 

 

*対面 初級講座(対面 グループ講座 2時間 8000円)

最新の日程と申込みリンクはこちらをクリックしてご覧ください。

 

*オンライン 初級講座(オンライン・マンツーマン 1.5時間 8000円)

申込みリンクはこちら

 

 

2.秘書中級講座 

 

戦力の秘書として活躍していただくために、初級よりもより深い内容

すぐに役立つ内容を事例や実践中心に学びます。

 

 

次回の予定・お申込み詳細は下記をご覧ください。↓

(ストリートアカデミーのページに飛びます)

 

対面中級講座(対面 グループ講座 3時間 35,000円)

講座の内容など詳しくはこちらから 

 

オンライン中級講座 (オンライン マンツーマン 2時間 30,000円)

申込みリンクはこちら

 

 

こんな方にお勧めです: 

 

PCを使った事務職・秘書・アシスタントなどの経験がある方
・企業の事務職・秘書アシスタントの経験がある方
すでに秘書として働いているがスキルアップしたい、知識をより深めたい方

・秘書の仕事に興味がある方

 

 

また、講座についてのご要望・内容についてご質問など

ありましたらどうぞお気軽にお知らせくださいね。

 

こちらからどうぞ!

 

 

☆6日間連続のメール講座のご案内☆

在宅秘書としての働き方のヒント、

すぐに役立つ情報がギュッと詰まった

6日間在宅秘書メール講座(無料です)

を提供しています。

 

この6日間メルマガ秘書講座に参加された方に

は、在宅秘書の求人情報を含む不定期のメールレター

もお送りしています。

 

お仕事に結び付けたい方は、メール講座への

ご参加をお勧めいたします。

 

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内容は、在宅秘書業務に関する役立つ情報

仕事をするときに光る、ちょっとした工夫

自宅からでも楽しく秘書業務をするためのコツ

ベテラン直伝!とっておきのコミュニケーション術

困ったときの秘策あれこれ

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(途中での解約も自由ですのでお気軽にどうぞ)

 



自分を大切にすること

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こんにちは、

 

永田美保子です。

 

突然ですが、在宅秘書のことに興味があって

このブログを読んでくださっているあなたは、

 

きっと真面目な方ですよね?

 

きっと、ついつい自分より周りのことを優先させて

しまうんじゃないでしょうか?

 

でもね。。。

 

在宅秘書のお仕事を始めるなら

 

すっごく大切にしてほしいことが

一つだけあります。

 

それは。。。

 

スキル云々もそうだけど

とにかく、

 

自分のことを第一にしてくださいね。

ということ。

 

 

あれっ?

プロ意識を持って上司の方の立場に立って

しっかりやれって言ってたじゃない? 

 

と言われてしまいそう。

 

なんだか矛盾しないかと思われるでしょうか

 

説明すると、

何しろ、在宅秘書をやる方の多くは、他にも優先したい事

(家庭のことだったり、住む場所だったり、自分の事だったり

 

があるわけですよね?

 

まあ、いろんな事情があるとも言う。

 

その時点で、すでに、自分のことを顧みる

のに必要なリソースがちょっぴり他に注がれて

いるわけです。

 

だから、意識して自分に手をかけないと

 

仕事も体調も家庭の事も

 

全部中途半端になってしまう!のです。

 

 

 

で優先順位としては、まず自分の健康です

 

言うまでもありませんが。。。

 

飛行機に乗って緊急時のビデオを見ても

まず、子どもに装着する前にお母さんが

酸素マスクを着けますよね? 

 

あれです。

 

酸素マスク(でも救命胴衣でもいいけど)

は、まず自分から。 

分が酸欠では次のステップに進めない。

 

これは本当に意識してやりましょう。

 

私事ですが、

実は先日いろんなことが一時に起きて、

本当~~~に体調をくずし、咳が止まらなく

なったんです。

 

2週間くらい本当にきつかった。

簡単に出来るようなちょっとした仕事も私としたことが

集中力が続かない。

 

咳がでるので在宅秘書むけ講座も開催

できませんでした。

 

で、思ったのです。

 

私自身の優先順位がおかしくなってるなって。

誰かのためにじゃなくて自分のために生きないと。

 

まず自分がちゃんと生活できていないと

生徒さんにも教えることが出来ません。

 

だから、この一連の出来事は、

ありがたいおしらせでした

 

 

 

もう一つ大切な事。

 

あんまり根を詰めて一生懸命やらないこと。

 

楽しんでやる。ゆるいって批判されても気にしない。

本質をわかっている人はわかってるから。

 

秘書とかアシスタントって

薄暗がりの中に咲いた一輪の花みたいであってほしいのです。

 

時速300kmで軌道を走っていた上司がピットイン

する場所で、最速でケアをしながらも一ミリでも

いいからほっとできるような存在であること。

そんな柔かさを出せるには知性がないと。

 

そして、余裕がないとせっかくの知性も

発揮できない。

 

くれぐれも何を優先するか、

いつも意識することですよね。。。。。

 

 

 

 

 

<在宅秘書講座について>

 

こちら 「在宅秘書ガイド」のページから詳しくご案内しています。

 

講座でお会いできるのを楽しみにしています

 

 

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<Mihokoのお勧め オンライン英会話編>

 

オンライン英会話のお勧めはこちら。

かつてここの運営会社が経営する英会話スクールで講師をしていた際、

研修がしっかりしているなと思っていたのでお勧めします。

一回当たりの費用もだいぶ抑えられます。

 

1回25分のオンライン英会話レッスン

英会話大手「NOVA」が監修のカリキュラムを採用。

8段階のレベルに分かれているので、初めての方から上級者の方まで

ご自身にあったレベルのレッスンを受講できます。

 

英語を忘れないように、キープするのに

お勧めです。

 

↓ 詳しくはこちらから

女性講師によるきめ細やかなレッスン。

<Mihokoのお勧め 心地良い紫外線対策>

 

梅雨が明けきらないうちから
紫外線も強くなってきて、ちょっと外出、買い物
でも、すっかり日焼けしてしまいそう。

今年こそ、ケアしとかないと、と思いつつ

選ぶ基準も何となく定まってきました。

 

というのは、

最近、なんでも、”心地良い” ということを

基準というか、キーワードに、しています。

 

服も着心地が良いもの、香りも直感で選ぶ

(シャンプーや洗剤は無香料の石鹸タイプですが

その他は天然香料にこだわってます)

化粧品も、つけた時の感触がとても大事。

 

五感を大切にすると、巡り巡って、仕事にも好影響がある

ように思うのです。

 

で、私、オフィスワーク時代が長かったのと面倒さが先に立って

今まで紫外線ケアをあまり積極的にしてこなかったのです。

 

今年、この商品を実際に使ってみて、考えが変わりました。

 

大人女性とよばれてしまっていますが。もう立派な大人ですから。。。

そう、やはり自分のために良いものを、と思ったのです。

 

SPF50・PA++++の高いUVブロック効果ながら美容液のような使い心地

がウリとのことでしたが、本当につけてて楽です。

(いままで使っていた製品が、つけました~ というタイプのものだったので)

 

良かったら、お勧めです。(クリックで詳細見れます)

↓ ↓ 



【お知らせ】 在宅秘書「初級」講座を行います!

DSC_6288 (683x1024)

6月4日の講座は終了しました。

次回の予定はこちらのリンク先の記事からご覧ください。

どうもありがとうございます。

 

こんにちは、

永田美保子です。

 

今日は講座のお知らせです。

 

ご存じの方もいらっしゃるかと思いますが、「ストリートアカデミー」という

各種セミナーや講座を集めて紹介しているサイトがあります。

 

その中のビジネススキル講座の一つを、私が講師として担当することになりました。

ご紹介するのは在宅秘書初級講座として、6月4日土曜日、時間は朝10時から12時の2時間で

集中して4名までの少人数でじっくり行います。

 

この初級講座を受けるだけでも、事務・秘書経験者であればすぐに求職活動と

在宅秘書としての仕事を始められるだけの内容を詰め込んであります。

 

 

場所は東京のJR品川駅近くのカフェで、場所詳細はこちらリンク先をご覧ください

 

 

また、姉妹ブログのアメブロでも初級講座についてご紹介しています

http://ameblo.jp/personalhisyo/entry-12164246627.html

 

当日はご質問にもなんでもお答えします。

 

この機会に是非参加をご検討いただけますと嬉しいです。

お目にかかれるのを楽しみに、お待ちしております!

 

 

 

もし、ストリートアカデミーにご登録がまだでしたら

是非こちらからご登録を。

私の講座の他にもいろいろな楽しそうな講座が多数登録されていますよ!


第3章 第3回:仕事の探し方について

こんにちは。

 

在宅秘書としての仕事を探すときに、

あらかじめいくつかのサイトやクラウドサービスに登録しておくと、

比較検討できる上に情報も得られるしおすすめです。

 

例えば、

 

このブログのリンク集にもある、

 

NPO法人ウーマンキャリアデザイン

 

こちらは登録すると、メルマガで求人情報や

最新情報なども送っていただけるのでとても参考に

なりますし勉強になりますよ!

私は個人的にここに登録しています。

 

他に

ランサーズ 

 

こちらは、秘書案件はまだまだ多くはないのですが

徐々に増えているようです。

システムは初心者にも使いやすいですし、担当者の対応も良かったです。

実は、私が在宅秘書をさせていただいたのはランサーズの案件でした。

 

なお、お給料受取口座が楽天銀行での受け取りだと手数料が100円で

他の銀行だと一回につき250円となっています、

細かいことですが楽天銀行の口座をお持ちでなかったら、作られた方が

後々お得かもしれません。

 

 

【クラウドワークス】
クラウドワークスは良く知られているクラウドソーシングのWEBサイト。

私はまだこちらのお仕事はしたことがありませんが、何と75万人以上が

登録してるとか?

規模が起きいので登録しておくと良いとおもいます。

 

 

他にもリサーチしてみました。

 

 

*女性向け・ママ向けに特化した求人情報サイトとしては、
ママワークス(下記)などがあります。



 

 

*あとは意外なところでライター経験者・希望者、文章を書くことが好きな方に

にお勧めの高単価在宅ライターサービス

 

【サグーライティングプラチナ】


もあります。未経験でも登録・仕事ができるとのこと(審査はあり)。

 

 

また、未経験ライターとして最初に経験を積むなら、

たとえば、ブログ記事の執筆を扱っている、

在宅ライター登録数30万人超の人気副業サイト、

Shinobiライティングのようなところで仕事を始めて

見るのも良いかもしれません。

 

リンクはこちら ↓

 

文章書いてお金をもらおう♪

在宅秘書を目指す方でも、求職活動の合間に、

お仕事のカンをやしなうためにも、

文章を書くということにチャレンジしてみるのは

良いかことかと思います。

 

最初は、間口をできるだけ広げてお仕事を探すのが

お仕事に直結できるかと思います。

 

 

 

 

 

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第2章 第2回:ときには覚悟も必要です

こんにちは、

永田美保子です。

 

お子さんがいらっしゃる立場で在宅秘書の仕事

を開始したとして、突発的に困ることがもし起きるとしたら

対策は取れますか?

 

例えば、お子さんの病気、家族の病気

などの時、仕事に穴をあけないために何とかすることはできますか?

お子さんが急に熱を出したり、病院に行かなくてはならない時

仕事も仕上げなくてはならない。。。

 

一番考えたくないパターンですが、最悪の事態も想定しておきましょう。

 

 

お仕事の時間をに多少融通がきいて待ってもらえる契約でしたら、

例えば日中に病院に行き夜になって落ち着いたら仕事に着手、という

ことは可能ですね。

 

では、急ぎの仕事で、どうしても夜までずらせない時は?

 

厳しいですが、雇用者側から見たら、それは秘書の都合。

引き受けた以上、仕事ですから、何としてでも仕事をできる

ようにするのがプロなのです。

 

冒頭で「覚悟が必要」と書いたのはそういうわけです。

 

ついつい、在宅だから時間的なことにしても業務の内容にしても、

気が緩んでしまいがちですが、オフィスにいないだけ、時間も短いだけで、

在宅秘書は立派なプロの秘書です。そこのところだけ、理解されているとは思いますが

くれぐれも認識を新たにしておきましょう。

 

逆に言うと、他の「プロではない」在宅スタッフとプロの在宅秘書である

あなたとの大きな違い、(差別化とも言いますが)は、この「プロ意識」

があるかどうかであるともいえます。

厳しく感じるかもしれませんが。。。これだけは肝に銘じてクリアしてゆきま

しょう!

 

 

また、そんなときのために誰かに頼むか、どうするか、

対策も考えておきましょう。

子供が泣いている横で電話をするわけにも

いきませんよね。

 

その時になって困らないように日頃から考えておくことを

強くお勧めします。

 

 

 

 

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詳しいプロフィールその1:子供時代から学生時代、最初の仕事まで

こんにちは。永田美保子です。

 

私の事をもっと知っていただけたら嬉しいな、と思い、

私の子供のころから現在までのことを、プロフィール詳細版として

思い出しながら書いてみました。

 

その1からその3までとなってしまい、かなり長いですが、お時間のある時に

でもお読みいただけたら幸いです。

 

全体のリンクは下記です。

 

詳しいプロフィールその1:子供時代から学生時代、最初の仕事まで

詳しいプロフィールその2:海外留学から海外勤務まで

詳しいプロフィールその3:本格的に役員秘書を始めて退職 フリーランスとして個人事業主として

 

 

***********

 

私は栃木県出身で東京の大学で電子工学を専攻した

エンジニアの父と、静岡県出身で元銀行員の母の間に

長女として生まれました。

 

 

幼少期 埼玉県の米軍基地で異文化との出会い 4歳で米国人のご婦人たちに

囲まれて半分遊びで英会話を始める。

一方で、人前で歌って踊って絵をかくのが大好きなアーティスティックな変わった子。

一人遊びが大好き。4歳の時、妹が生まれる

 

小学生の頃 父の仕事の関係で埼玉県内で引越し3回、そのたびにおとなしい子になってゆく。

6年生の時は担任が厳しい国語の先生。指導いただいてとにかく文章を書きまくる。

学校を代表して読書感想文コンクールに出たり、新聞委員会の委員長など。厳しかった。

 

中学生の頃 テニス部に入るが、なじめなくて辞める。同時期、 虫垂炎で入院。

お見舞いに誰も友達が来なくてちょっぴりさびしい思いをする。

英語のスピーチコンテストに学校代表で出場。緊張のあまり頭が真っ白になり原稿がすっ飛んで入賞はなし。

このころなぜか音楽にのめりこむ。何か楽器をやりたくて電子オルガン(エレクトーン)を習う

 

15歳の時

*エンジニアで会社員だった父がついに脱サラで開業(当時は起業という言葉がなかったのです。)

 

父の事業の関係で埼玉から栃木に引越し。そのために受験生として栃木の高校を受験。

受験終了後、技術者ではあるが商人ではない父らしく、段取りの悪さから「住む家がない」事件が起きました。

(詳しくは別途。。。なんとも衝撃的な事件だったので)

 

それにしても女子高生にとってはなにかと負担の大きい日々でした。

 

高校生の頃 高校時代はおとなしい優等生。しかし在籍していた女子高での良妻賢母を求める教育方針に内心うんざり。

 

<高校時代のエピソード>

体育のダンスの授業では女子高のため半数が男役担当。
背の順で男役・女役を決めるので大きめの私はいつも男役!(宝塚か?)

男性パートとして社交ダンスを踊るのはとっても面白かったです。女性をリードするなんて。

おかげで今でも女性役のステップができません。(泣)

 

学校で行われた進路のための能力テストでは向いている職業がなぜか医者でした。

医学部なんて入れるはずがない(と思っていた)し、実際の進路指導に生かせない結果だとがっかり。

結局、希望していた文系や外国語学部は地元の学校にないため、理系のなかの文系と呼ばれた農学部

農業経済科受験へ。

 

*このころ父の事業は相変わらず全く軌道にのりませんで、経済的にはかなり困っています。

 

<大学受験時のエピソード>

郵政省の国家公務員採用試験に合格。大学に受からなかったらこちらに行くはずでした。

東京の大学(ICU)を記念受験。 庭が広くて驚きました。あと受験生がメイクしてるのも(帰国子女が多かった)カルチャーショック。

無事、地元の宇都宮大学に合格しました。農学部農業経済科の歴史が始まって以来、女子が10名を超えた学年でした。

 

 

大学生の頃 国立大学なのと奨学金、さらに授業料免除措置のおかげで、何とか学業続行できました。アルバイトはいろいろやってみて意外と楽しかったのは、塾の先生や家庭教師。ビジネスホテルのレストランでは人間模様が興味深かったのを覚えてます。

 

農学部だったので一年次は農業実習があり、初めてトラクターを運転したり、

牛の世話をしたり。農作業は大変でもあり楽しくもあり。

 

ゼミの教授が当時としては国際的な人で、外国人の奥様とも仲良くさせてもらう。

卒論はアジア経済について。 取材方法は今も変わりませんがこの時から体当たり(笑)。栃木県西那須野にあるアジア学院(アジアアフリカ各国の農業研修生に指導している)に取材に行って研修生と寝泊まりしながら国際援助についてのレポートを書く。

 

就職活動で東京の企業からも内定を頂き、ひそかに赤坂勤務をもくろむものの、一人暮らしの資金もなく、最終的には地元栃木県で自動車メーカーの研究所に入社。

 

仕事開始

 

初めての職場は自動車メーカーの研究所。

当然ながら人より車を優先するオフィスの構造にびっくり。

カリスマ創業者の本田宗一郎氏本人にお会いする機会もあって感激でした。

 

仕事があわなくて挫折の連続

 

一方、通勤時の車の運転が大変過ぎて(往復で約3時間)それだけで

疲れてしまって仕事にならず。また、地元採用の女子が長く続けられる

職場ではないこともわかりました。(お嫁さん候補としての採用で

キャリアプラン皆無)絶望して退職を決意。

そのころ栃木に進出してきた米国企業、P&Gのバイリンガル秘書を一年経験。

 

ところが!私の認識が甘かったことがわかります。自分の英語力では仕事に

ならないことがわかりました。

 

続きはこちらから 詳しいプロフィールその2 海外留学から海外勤務まで

 

詳しいプロフィールその3:本格的に役員秘書を始めて退職、フリーランスとして個人事業主として

詳しいプロフィールその2から続きます。

 

帰国 本格的に役員秘書業を始める

 

日本に帰国してすぐに、東京に住むために仕事を探しました。ちょうど台湾のコングロマリット、フォルモサプラスティック(台湾プラスティック)のPC部門FICが日本の拠点を立ち上げたのでそこの日本FICの社長秘書として働くことが決まります。

 

上司は台湾人の社長で、台湾の本社からは時々社長の上司でもある、実質的会社オーナー

の会長夫妻が訪問してきました。

この二人が本当に人間的にも偉大な方で、一緒に仕事できるのが光栄でした。

しかし、業務の縮小で1年足らずで会社を去ることに。

 

日本企業の副社長秘書

 

1995年、PCの世界ではウィンドウズブームなどいろいろあった年ですが、かかわり始めていたIT業界でのご縁が重なり、とあるオーナー企業の日系SI(システムインテグレーター)で秘書として働くことになりました。

 

担当上司が日本IBM出身の副社長なので、日本企業であっても外資向けの秘書が必要だった

という背景があったようです。

そして、今度はIBM流のやり方を学ぶために、一か月箱崎のIBM本社に通いました、当時このオフィスは営業部隊がつめているオフィスでした。

 

上司は優しいジェントルマンでしたが仕事面では非常に厳しく(当然ですが)、金融系システムの営業経験が長いことも関連してか、一つ一つのアポイントメントにに全身全霊を懸けて仕事をしていました。 つまり、なんとなく人と会うのではなく、自分の時間を切り売りしているのではなく、時間管理を徹底するということ。

スケジューリングについては語りつくせないほど事例があるのですが、一つだけ例を挙げてみます。

 

秘書側が面会のリクエストを受けて手配する際、下記のようなチェック項目があります。

ミーティング時間の長さは3種類 15分/30分/1時間 それ以上はありません。

 

・誰のリクエストによるミーティングか

・テーマ

・内容・何を話し合うのか

・それによって何が得られるのか(目的はなにか)

・所要時間 (15分/30分/1時間)

・場所(自分のオフィスか先方に赴くのかその他)

・備考

 

たとえ、15分のミーティングでも事前にこれをメモ書きにして副社長本人がOKしたものしかカレンダーにのせません。

したがって、ご挨拶に来ました、というだけの訪問は受けません。

 

今、私が多少の面倒なアポイント調整にも平然としていられるのは、当時の一日10件平均、

15分単位の外部との面談予約を調整・再調整してきたこの時の経験のおかげです。

 

副社長は一つ一つの仕事のクオリティに大変厳しく、「秘書を鍛える最右翼」 とご自分で

称していました。 筋の通らないことは相手がだれであろうと一切受け入れませんでした。

本当に良い経験でしたし、よく叱られました。

 

本当に、今の私があるのはこの時のK副社長のスパルタ教育のおかげといっても過言ではないです。

 

 

その後の外資秘書時代

 

このシステムインテグレーターC社のK副社長の退任に伴い、

日系企業の秘書を辞めてから、外資の秘書を極めることに決めました。

丸の内にある米国メーカーに入社。

 

この日本支社で主に外国人トップ付きの秘書としてのキャリアをスタートしました。

ここでは、通常の秘書業務に加えて、株主がらみの合併により、アメリカ100%の

日本法人から、日米合弁企業に変更となることがきまり、そのためのもろもろの

社内手続きに翻弄されながら仕事をしていました。

 

そんな中、常に、

日本とアメリカ

経営陣と従業員

マジョリティ(日本側企業出身者)とマイノリティ(アメリカ側出身者)

 

といった2極の間に入って調整をする役割で、精神の異常な消耗・感情労働に疲れ果てて

 

途中一度、2005年に退職しました。

 

その後、徐々に仕事を再開、ドイツ系企業でも秘書の仕事をする機会に恵まれ

 

2007年にご縁があって以前の日米合弁企業に復帰、再入社しました。

 

今度は、今までと同様の役員秘書業務に加えて、社内ウェブサイトや仕組みつくりの

プロジェクトも多く担当。

2011年の震災の時は特命事項的な役割もあり外国人の脱出を手伝う担当者

として、アメリカからの最新情報によって対応に当たりました。

 

また、管理職候補として(現職秘書でありながら)

 

 部下の到達度別トレーニング(SL2)

 ロジカルシンキング

 シックスシグマ (経営品質改革プロジェクト)

 

などのトレーニングを受けたりしました。

 

社内では若手、後輩の秘書の方たちやセールスアシスタントの方向け

に秘書の基礎トレーニングも提供したりしていました。

 

 

介護休職から退職、フリーランスで独立へ

 

一方プライベートでは、田舎の両親ともに「お手伝い以上、介護未満」

のケアがだんだん必要になってきました。

また、都内に住むもうひとりの母は要介護認定。

 

時には週末も拘束されるエグゼクティブ秘書業務は急な自己都合では休めない

ため、精神的にも体力的にも仕事を続けるのが難しくなり、

介護休職させていただくことになりました。その3か月後、復帰の見通しが立たないため

退職します。

 

翌年、フリーランス秘書業、ライター業として独立して個人事業主として在宅秘書育成カウンセラーとしての活動を始めました。

 

まだまだやりたいことはたくさんあります。

これからも自らの決めた道をまい進してゆきたいと思います。

 

ここまでの長文をお読みいただき、ありがとうございました。

 

永田 美保子

 

 

第1章 第6回:在宅秘書とクライアント(雇用主)との関係

 

Suit

 

 

こんにちは。

 

今回は、在宅秘書とクライアント(雇用主)との関係

について、企業に勤務している場合の上司ー秘書とどう違うのか

を中心にお話します。

在宅秘書でも企業の秘書でも共通事項として、「上司にあたる方」の
存在があります。

 

 

仕事をどうやって見つけるか、から始まって

日常の業務の進め方など、連絡を密に取り合い、

オーダーメイド的要素が高いのは組織と離れたところで

動くことが多い在宅秘書の方かもしれません。

 

 

それだけに時分が自分の業務マニュアルの管理者であるという

自覚を持って、クライアントである上司との信頼関係をしっかり

つくるような意識が大切かと思います。

 

 

企業の秘書の場合は労使関係は会社の人事あるいは直属の上司

が行ってくれますから、秘書としてのサポート対象の上司=クライアント

という図式には戸惑うことも。

 

私は最初かなり戸惑いがありました。

 

こんなに何でもこの方(クライアント)に一極集中で

確認することがあるのか~ と。

 

なにしろ、企業の秘書意識では、とにかく上司の時間を奪っては

いけない、という感覚がしみついているので、あまりこまごました

ことを聞くのは躊躇してしまいます。

 

したがって、業務がスタートとしてから、これも聞いておけばよかった!

と悶々とするのを防ぐために

一番最初の採用時の面接や、打ち合わせで、納得がゆくまで

とことん話し合って必要な業務委託契約書を交わしておくことをお勧め

いたします。

 

 

ランサーズ等のクラウドソーシングではすでに決まった内容に基づいて

の募集・提案なので、こまかいところはスタート時に仕事内容の

すり合わせをしっかりしておきましょう。

 

また、募集時に提示されている時給の幅がある場合は

よく確認しましょう。

 

 

例えば、時給1000円から1500円、と募集要項にある場合は、

時給1000円でスタートした場合に、1500円まで昇給の可能性が

どのくらいあるのか、あるとしたらどんな場合?

なども聞いておくと不必要なトラブルを避けることが

出来ます。

 

 

 

 

 

 

 

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第1章 第4回:在宅勤務のメリットデメリット

こんにちは、

 

今回は在宅秘書の仕事をを行うにあたり

在宅勤務をする場合の メリット と デメリット

ついてまたその対処法についても考えてみたいと思います。

 

 

 

メリット
*在宅秘書のメリット

 

家でできる、通勤しなくて良い
短い時間で完結するのでメリハリがある
判断力が磨かれる
コミュニケーション能力が磨かれる
上司が、目の前にいないので気楽(!)

 

デメリット
*在宅秘書のデメリット

 

自宅で行うのでなにかと気が散りやすい
公私の区別がつきづらい
場所の確保が必要(作業机など)
分からないことを上司や同僚に聞くことが出来ない
長時間働く必要がない

 

 

 

上記が主なメリット・デメリットかと思います。

 

では、メリットについて詳しく見てゆきましょう。

 

 

・家でできる、通勤しなくてよい、

→ これは本当にエネルギーと時間のロスがないですよね。

満員電車で9時の始業に間に合うように出かける、

というのは想像以上に体力勝負。 電車の遅延等も多いですし

通勤時間については片道一時間くらいは良くある

パターンですよね。 ざっと見積もって一日に2時間

通勤に費やしていることになるわけです。 大きいですよね。

 

 

・短い時間で完結するのでメリハリがある

→ これは、在宅秘書の募集要項によくあるのですが

一日7-8時間勤務よりも、最初は2-3時間くらいの

短い時間からスタートということが多いです。

短時間で毎日、となりますと仕事のエンジンがかかる

までの時間は短いほど良いのでメリハリをつけて、うまく

仕事を切り替えて行うことになります。

 

判断力が磨かれる
コミュニケーション能力が磨かれる

→ これは、疑問点があってもちょっと聞ける相手がいないので

自分で判断して進めてゆく事が求められるということ。

また、質問等をメールでする場合も、要点をまとめて簡潔に聞くよう

工夫することが多くなってきます。

必然的に、コミュニケーション能力が磨かれる ということに。

 

上司が、目の前にいないので気楽(!)

→ これはちょっと誤解を招くかもしれません(笑)

変なところに気を使わず、じっくり業務に取り組んで結果を出せ

、OKということ。

 

 

 

 

さて、デメリットについてはどうでしょうか。

 

自宅で行うのでなにかと気が散りやすい
公私の区別がつきづらい

→ これは私も最初困りました。

ついつい、中断して何かほかの家事を済ませなきゃ、

と思いがちです。 何度もお茶を淹れに行ったり。

 

しかし、仕事の時間は仕事中ときっちりどこかで決めないと

はかどらないどころか業務として成り立ちません。

とにかく仕事時間をきっちり決めること。

 

場所がオフィスではなく自宅になっただけということを

忘れないようにしたいですね。

 

場所の確保が必要(作業机など)

キッチンのテーブルでも小さなちゃぶ台でも

PCが使えれば立派なホームオフィスです。
私の知人の経営者何人かの方に聞いた話では、
仕事を始めたばかりのころ、自宅で仕事をする場合、

小さくても場所を決めて「社長室」(例)と書いてオフィスにする
時間を決めて、服も着替えて「出社」する
といったことを実践されている方が多いです。

 

上記の通勤時間の話と矛盾するようですが、

経営者でやがて自分のオフィスを持つように
なった方も、あえて、自宅から車で10分くらい

のところにオフィスを構えて、気持ちの「切り替え」

をするという方も。

 

やはり、どうやって意識を仕事に切り替えるかが一番

ポイントになってきますね。

 

 

・分からないことを上司や同僚に聞くことが出来ない

これは上記、メリットのところでも述べましたが

判断力・コミュニケーション力が磨かれると考えると

良いですよね。
・長時間働く必要がない

最初は2-3時間で良いという案件が多いと言いましたが

逆にたくさん働きたくても働けないというご意見もあるかも

しれません。

とはいえ、上司の方とのお仕事が進んでゆくともっと任せて

いただくようになってゆく事例が多いようです。

 

ですので、最初は短い時間で仕事に慣れることは

長い目で見てとても大切かと思います。

 

 

 

 

 

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第1章 第3回:現状分析:在宅秘書ってどんな人が何人くらい従事しているのか?

 

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こんにちは

永田美保子です。

 

 

在宅秘書について、どんな人が何人くらい従事して

いるのか気になって、現状について調べてみました。

 

もしかすると、自分が知っている範囲のイメージで

感覚的に思っていても、事実と認識が違っている事が

あるかもしれません。

 

 

たとえば、このブログのリンク集にもある、

在宅秘書を取り扱う人数としてはかなり大手と思われます、

 

・ NPO法人 ウーマン・キャリア・デザイン

 

こちらは在宅秘書の希望者にお仕事を紹介しているところなの

ですが、登録秘書数が 1,300人 とあります。

 

また、 Power Woman という「子育て期のママ対象」に在宅業務を

紹介している団体では、登録者数 20万人 

 

こちらは、紹介している業務内容は多岐にわたり、翻訳やライティング、テープ起こし

なども多いですね。在宅秘書はゼロではないけれど、あまりありません!

ライターや翻訳経験者には良いかもしれません。

 

他に秘書に特化しないところで、いくつかの クラウドソーシングがありますね。

・ 大手の「クラウドワークス」 が登録者数 80万人

・ 在宅ワーク専門のwomancrowd.jp が会員 20万人(2016年5月現在)、

 

 

この数字だけでは目安にはなりませんが、秘書含む在宅業務で仕事をしよう

としている人数が意外と多いことはわかります。

 

このようなサイトに登録せずに個人で仕事を受注している人も多いはずで

在宅で仕事をする人の人数はつかみきれないものの、思っている以上に多そうです。

 

また、会員登録しているだけで、稼働していない人も多いはずですから、

正確なところはつかみにくいですね。

 

また、オンラインアシスタントとして、個人ではなくチームで在宅秘書業務を

行う業態も増えてきました。

 

キャスタービズ、James、Genny などのオンラインサービスが

勤務地不問で在宅秘書を募集しています。

 

以上まとめますと、はっきりした数字は見えないものの、

 

全国で約1,000人前後が「在宅秘書」「オンラインアシスタント」

等に従事しているといえるのではないでしょうか?

 

この数は各企業の動きを見ていると、これからもっと増えるのではないかと

思います。

 

 

 

 

 

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