PCの準備について最低限必要な事
こんにちは、永田です。
在宅秘書を目指す方々から
特に最近よく尋ねられるご質問ですが
PCは
ウィンドウズ とMac どちら
デスクトップとラップトップどちら？
セキュリテイソフトは？？？
などなど
大切な道具だから、やはり気になりますよね？
まず大前提として仕事柄、
最新の機能を備えたPCは必須ということ
ただ、ライフスタイルとご予算に合わせて
また、行う仕事に合わせて準備、
ということとなるかと思います。
ウェブサイトのデザインや大きなデータを
扱ったりする予定があるの
でしたら、ディスプレイが大きくて（外付けでもOK）
画面が見やすくて綺麗な方がいいし
計算あるいは文章のライティング、といった
ネットに繋ぐよりも作業系中心でしたら
自分が扱いやすいものがいいし
持ち運ぶ必要があるのでしたら軽量のラップトップ（ノートパソコン）
自宅で使うのみでしたら大きめのマシンでも。
セキュリテイソフトは
お店で勧められるレベルのものを必ず導入してくださいね。
何かあってからでは遅いので。。。
その他、メモリやスペックも
「一応これでもたりるレベル」より、
できればワンランク上にしておいた方が
仕事の効率も上がるし
後でまたやり直したりの面倒がないので良いです。
ちなみに私は
ウインドウズPC（レノボ OSは Windows７）
Mac PC （MacBook の軽量の物）
→ これは、ワードやエクセル等のMS officeも使えるようにしてます
を両方持って、使い分けています。
用途やお客様によってどちらが良い、などあるので。。。。
とにかくお金をかけられるとしたらこの
PC周りに集中してくださいね。
とはいえ、高いものを買えばいいというわけではありませんので
無理はしないように。。。
ちなみに、私は
プリンターは持っていません。処分しました。
いざという時はコンビニのマルチコピーやキンコーズで
USBに入れたpdfから印刷します。
一方、スキャナーは持っていた方が便利。
これからはペーパーレスの時代だから。
オンライン上で使うためのツールに力を入れましょう
ご参考になると幸いです。
第3章 第1回：在宅秘書の仕事について最低限知っておくべきこと
こんにちは、
永田美保子です。
第3章では、実際に仕事を始めるための知識として、
仕組みの部分についてお話してゆきたいと思います。
在宅秘書としてお仕事をする場合
最低限知っておくこと。
まずは、雇用形態を良く理解しておくことです。
アルバイトとも違う、直接雇用の契約をすることと
なります。
上司としてのクライアントさんの仕事を
お手伝いするわけですが、
多くの場合は、企業の秘書とは違い、その方の
所属・経営する会社に属するわけではないという点です。
ですので、立場としては以下のいずれかに当てはまるかと思います。
・個人で雇用契約をもとに行う。
・個人事業主として雇用契約をもとに行う。
・会社を立ち上げて、法人として契約によって業務を行う。
ちなみに、派遣会社に登録して派遣先のお仕事をする場合は
こういった手続きをすべて派遣会社が行ってくれる代わりに
一定の金額を派遣会社が得ているというわけです。
ですから、在宅秘書という働き方では
上司は名実ともに「お客様」になります。
会社員の感覚だと、社外のお客様、取引先の方ですね。
その点を心にとめておくと、仕事がしやすいと思います。
とはいえ、必要以上に緊張することなく、フレンドリー
に接することも大切。
次回は、雇用形態についてもうすこし細かい内容をお伝えします。
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第2章 第６回：仕事のブランクがある場合
こんにちは、
永田美保子です。
かつて会社に勤めて仕事をしていた方でも
結婚・出産・育児・介護などで休職や退職したりと
復帰までのブランクが空くことって良くあるかと思います。
そういうブランクがある場合、職場への
仕事復帰や再就職・仕事再開に際してどのような点に気を
つけたらよいでしょうか？
私自身の経験ですと、介護休職を半年取得の予定が、
休職期間開始後、どうやら復帰は無理とわかった
ため、休職を3か月に切り上げて退職。
しばらくは仕事をせず、徐々に活動開始したのが
3か月後。
全く働いていない「ブランク」は2014年7月中旬から
2015年1月までの6か月間でした。
2015年2月から手始めに時短での出社して行う仕事を
始めてみましたが、最初はカンが戻るまでは仕事のスピードに
慣れず、少々大変でした。
反省点としては、少しずつ助走をつけてお仕事スタート
した方が負担が少なかったなと感じました。
雇用者側が気にする点としては下記2つに
大別できるかと思います。
・どのくらい期間のブランクかを気にされるパターン
・ブランク関係なくスキルがあればOKとするパターン
育児のケースだと、お子さんが1人の場合はその年齢に
合わせての調整となるし、2人以上お子さんがいらっしゃ
る場合は、実家や手伝ってくれる人が近くにないともっと
状況は複雑になるかと。
育児が落ち着いて仕事再開しようか、と思う
タイミングまで待つとすると、ブランクってどのくらいに
なるでしょうか？
ここ数か月、派遣社員の求人をウォッチ
して、採用側の事例を集めてみました。
ここに挙げた例は、
企業に時短やパートタイムで（時間が10-16で週3など）
はたらく派遣社員の場合の例です。
・ブランク10年までOK、子育て一段落したママのお仕事復帰に最適
・ブランクOK 長く働けます。
・ブランク不問 週3日～でカスタマーサポート業務
・家庭やお子様都合のお休みも相談しやすい環境です！
など。
ということは、理由が子育てに限らず、ブランクは最長10年くらい
あるいは不問としてあれば条件面はOK、と思って良さそうですね。
とはいえ、仕事復帰までの間、スキルが落ちないように、
何らかの忘れ手立てをしておくことはもちろん必要ですよね。
（私のように苦労しないためにも）
求職活動の間は何をしていたか、どんな勉強をしていたか
を言えるように記録を取っておくと、具体的なアピール材料
となるかと思います。
産休から元の職場に復帰する方の事例ですと、
を取る方も多いようですね！
これはとても説得力あると思います。
お聞きした話では。１級は法学部出身や法律関係の仕事以外の方には
かなりハードルが高いみたいです。比較的取りやすい（学生向き）の3級から
職務経験3年程度の2級、さらにその上の1級まであります。
もちろん、業務との関連があり、かつできる余裕があれば、
チャレンジする価値はあると思います。
他にスキルアップの勉強に関していうと、
TVCM等で有名なパソコンスクールのアビバの資格講座
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このブログの便利な使い方:コラム目次
このブログでは、在宅でお仕事をしたい
方向けの情報発信をして行きますが、
主に在宅秘書・アシスタント向けの情報を
中心に取り上げてゆきたいと思います。
自らの経験をもとにした、下記のような
内容のトピックをコラムとして取り上げて
ゆきます。
※ リンクが張ってないコラムは現在執筆中です。
完成まで、もうしばらくお待ちいただけますと幸いです。
＊＊＊ コラム目次 ＊＊＊
第１章：対面の秘書と在宅秘書との違いについて
第3回：現状分析：在宅秘書ってどんな人が何人くらい従事しているのか？
第２章：在宅秘書を始めるにあたって
第３章：実際に仕事を始めるための知識
第2回：雇用形態について・保証はあるのか
第4回：口コミ・紹介は有効か？
第5回：クラウドソーシングの使い方
第４章：準備編 ：在宅で仕事をするために用意するもの
第1回：時間配分（子供や家族との生活時間）
第2回：自分の時間はどこまで確保できるか
第3回：仕事をするスペースの話
第4回：PCについて
第5回：マックかウィンドウズか
第6回：スカイプの活用法
第7回：その他お役立ちツール
第8回：電話の使用頻度・方法
第9回：ITスキルはどのくらい必要か
第10回：語学が必要な案件の場合、英語はどの程度必要か
第11回：在庫を預かる業務の場合（CD, DVDの発送など）の対応
第５章：スキルアップしたいとき・困った時にはどうするか
第1回：ITリテラシーとは？
第2回：自分で学ぶ方法 参考図書
第3回：オンラインで学ぶ
第4回：メルマガの発行を依頼されたら
第5回：ウェブサイトのメンテ業務について
第6回：郵便等の発送手配に役立つヒント
第7回：交渉事、企画書作成などを依頼されたら
第8回：契約業務を超えたことを依頼された場合の考え方
第６章：自分に合った在宅業務とは？
第1回：在宅秘書以外の選択肢はどんなものがあるか
（IT系プロジェクト管理・ウェブサイト制作など）について
第2回：内職・下請け業務とは違うこと
第3回：何故ほかの業務ではなく秘書をお勧めするか？
第4回：在宅秘書が向いている人のタイプ
第5回：秘書業を継続するためのコツ
第6回：経営者の右腕となるための心構え
第７章：業務内容別・仕事の選び方
第1回：在宅秘書業務は、4つの業務に大別できます
第2回：１ 事務作業一般（経費精算、一般事務、事務作業一般）
第3回：２ 対顧客の業務 雇用主の指示のもと、協力して新規事業、広告などに従事
第4回：３ 専門的な業務 （海外対応） 英語で海外顧客との交渉、旅程スケジューリング、翻訳
第5回：４ 専門的な業務 （テクニカル対応） ホームページ、チラシ・ロゴ等の制作
第6回：業務内容により対応が違う － 依頼者が自分でもできるかできないか
第7回：クライアントが自分もできるが、手が回らないので依頼する業務
第8回：クライアント自身が出来ないので、フォローして欲しくて依頼する業務
第9回：どの程度の仕事が任されるのか
第８章：在宅秘書からさらに進んでキャリアを考えたとき
第1回：在宅秘書はあなたのキャリアにプラスになる？
第3回：子供の成長とともに、時間が取れるようになったら、どうするか？
第4回：オフィスワークに従事する場合
第5回：自宅で引き続き働く場合の選択肢
第7回：自分で起業する
第8回：新しい事を始める時の考え方
第9回：おわりに ～ 在宅秘書という可能性にエールを送ります
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第2章 第５回：PCの前にずっといる必要があるのはどんな時
こんにちは。永田です。
在宅秘書のお仕事で、
PCの前に張り付いている
必要があるときって意味わかりますか？
どんな時でしょうか？
通常は在宅秘書は所定の時間内に作業すればよい
はずなのですが、
場合によっては「今、これが必要」
な状態になる事も。
どのようなときに「スタンバイ」状態になるか
少し考えてみましょう！
・何らかの対応に合わせて上司が急いでいる件
・自分の作業のあと、他人に任せなくてはいけない件で
今、決めなくてはいけないことがある
・待っててと言われた
・お客様対応で返事待ち
・自分が早く終わらせたい件
オフィスでのお仕事などで、席にいる必要がある、
という経験がある方も多いと思いますが、いかがですか？
契約の形態にもよりますが、リアルタイムでの
対応が必要になるケースはオフィス勤務に秘書に比べると
ないか少ないと思われます。
ただ、ここという場面では外さないように
タイミングの良い秘書でありたいですよね？
私、先輩に運とタイミングも実力のうちだと言われました。（汗）
そしてだんだん仕事に自信が持てるようになると
運とタイミングがよくなっていったんですよ！
不思議ですけど。
いまではサイキック並みに（笑）
本当に大切な用事をハズシません。
PCや電話のタイミング、逃さないようにするのは
慣れと場数、そしてセンスです。
だから、あなたなら必ず大丈夫！
安心して経験を積んで行ってくださいね。
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楽しい講座、ためになる講座
色々あります。ストリートアカデミー。
私も講師やってます。ぜひのぞいてみてくださいね！
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第2章 第４回：子供が病気、PTAの行事などの時はどうするか？
在宅秘書のお仕事を始めて、一番困るのが
仕事に取り掛かれない状況が起きたとき。
自分以外の事で
何か突発的なことが起きたときかもしれません。
例えば、
・小さいお子さんの例なら
急な発熱や、病気、けがなど
・年配の方や介護の必要な方が家族にいる場合は
入院など、どうしても家族が付き添わないと
いけないような場合、症状など。
まずは、大前提として、業務を始める前に、雇用主の方と
PTAの行事、ご家族の急用などでの
「休みに関する考え方」 についてよく確認することです。
たいていの方は、前もってわかっているPTAの行事
等のスケジュール事項に関しては、勤務時間をずらした
対応することで了承いただけることが多いです。
あらかじめ、ご自身の家族構成や年間行事など
お伝えして、理解を頂くようにすることを
お勧めします。
くれぐれも、～ だろうから大丈夫だろう
などと安請け合いしないように！
後で自分が痛い思いをします。
ここで、経営者としての状況判断力がとても試されます。
雇用主さんに、
「子供が。。。なので今日のお仕事に対応できません！」
とその時になってあれこれご相談されても、相手方は困惑する
だけという事も。（汗）
在宅秘書を依頼している経営者の方の生の声として、
「状況を細かく言われても。。。」というお声を
時々お聞きします。。。
そう、ゴールは任されたお仕事を完了してもらうこと、なのです。
その際のもろもろご事情はひとまず脇に置いておいて、という
ことです。
無理はしない、でもやると約束したことはきっちりやる
ということなのです。
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第8章 第2回 クライアントとの信頼関係によって結果が変わる
こんにちは。
今回は信頼関係についてです。
改めて言うまでも無い事ですが、信頼関係は
どんな仕事においても非常に大切です。
特に秘書の仕事、ましては顔を合わせない在宅秘書の
仕事では、それがすべてと言っても言い過ぎではない
くらいです。
それがあるとないとでは仕事の進め方も変わってきます。
仕事を始めて最初のうちは、お互いにまだ慣れないため、
信頼関係も まだまだできていなくて当然です。
焦らずに一歩一歩確認しながら進めてゆきましょう。
では、そんな上司との信頼関係は、どのようにして
育てて行けばよいでしょうか。
具体的な項目を挙げてみます。
１．指示されたことでわからないことはとことん確認
で述べたこととも少し重複しますが、
お互いに行き違いがないように、打ち合わせで、納得がゆくまで
とことん話し合うことが大切です。
実際に在宅秘書を数年依頼している経営者の方に、打ち合わせは
どのようにしているかお聞きしたところ、
「とにかく最初は依頼事項を間違いなく行ってもらうために行き違いがないように
徹底して（対面で）打ち合わせをしました」
とおっしゃっていました。
上司の方が自らこのように積極的に打ち合わせをしてくださるケースは珍しい
かもしれません。とにかく多忙な方が多いので（そのために秘書を雇うのですが）
しかし、不明なことや疑問点はできるだけ時間を頂いて確認するようにしましょう。
わからせるように説明するのは上司の方の責任でもあります。
精度の高い仕事をするためには必要な項目です。
２．相手への尊敬の気持ちを忘れずに
たとえば、私の場合がそうだったのですが、起業家の方など、
年齢が自分より10歳以上若い方も多くいらっしゃいます。
面接でお会いした際に相手の方があまりにも若々しくて驚いた事もあります。
とはいえ、当然のことですが相手は雇用主であり、上司なので、敬意を
もって接することを忘れないようにしましょう。私の場合、かならず敬語で
お話します。（相手が65歳でも25歳でも上司である以上同じです）
この文章を読んでくださっているような方に、改めて言うまでもないことなのです
が、年々経営者の若い方が増えているような印象を持ちますので。。。
あくまで念のため。
３．誠意をもって接する
仕事をしていて、相手が常にご機嫌とは限りませんし、善意からの行動だったとしても
結果として理不尽なことを言われることもあるかもしれません。
しかし、秘書は行動面ではリスク回避をしつつも、心の中では最善の結果となるように
あらゆることで誠意を尽くしたいものです。
上司の依頼事項も、いったん受け入れたうえで、（お話を聞く姿勢を見せる）
吟味したうえで不可能だったり時間のムダになるような事でしたらその旨説明して
お断りします。
最初から拒絶するとおそらく印象も良くないですし否定されてしまったような
印象を持つ方もいるかと思います。結果的にNOということになるとしても、
いったんは相手を受け入れる姿勢を見せるとそのあとがやりやすくなることが多いです。
そんな小さなひとつひとつの行動の積み重ねから信頼関係が生まれてゆきます。
４. 何があっても味方であるということを態度でしめす
経営者は孤独と良く言われますが本当にそうだと思います。
他人に相談できずに自分だけで決断しなくてはならないことの連続。
上司の力になれるとしたら、常に味方でありファンであることを
（自然な形で）お伝えしてゆくことです。
面白いことに、心でそう（私は○○さんの最大の味方である）思っている秘書と
全くそんなことを思ってない秘書では態度が違ってきますし、意外とそんな
思いは伝わるものです。
なので最初の一歩としては、上司の味方になる、ということを決心してみてくださいね。
ムリに口に出さなくても伝わってゆくはずです。
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第2章 第3回：締め切りを守るということ
在宅秘書のお仕事を始めると、締め切りが必ず
どんな業務にも発生します。
毎日2時間定型の業務だとしても、その業務を所定の
時間までに終わらせることが締め切りですよね。
また、不定期に課題が発生する形の場合は、依頼時に
納期を指定されるはずですから、（指定されない場合は必ず
聞きましょう！）それが締め切り。
たいていはそんなに厳しい設定にはなっていないと思いますが
常に、締め切りだけは、必ず守るようにしましょう。
なぜかというと、その積み重ねこそが、あなたの信用になって、
お客様から信頼されて資産になってゆくからです。
秘書は、企業にお勤めしている秘書もそうですが、仕事の責任の割に
（私はそう思っています）あまり表だって評価されません。
でも、それで良いのだと思います。
なぜなら、黒子である秘書があまり表舞台に出過ぎない方が
仕事が円滑に回っている証拠です。
１００％できて当然の仕事。それをちゃんと見てくれている人は必ずいます。
会社に属していない立場では、信頼が一番大切です。
信頼だけは着実にでも積み重ねてゆきましょう。それが次のステップ、
次のお仕事につながってゆきます。
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外国人エグゼクティブ担当だった時、精神的に落ち着いて業務にあたるための自己投資として4年間ほど通っていた英会話学校です。初心者向けをうたっていますが、上級者ももちろんOK、講師のレベルが高く、マンツーマンというのが、機密事項も扱う秘書向きです（グループレッスンだとどうしてもその日あったことや話題によっては話しづらいことも）
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第3章 第3回：仕事の探し方について
こんにちは。
在宅秘書としての仕事を探すときに、
あらかじめいくつかのサイトやクラウドサービスに登録しておくと、
比較検討できる上に情報も得られるしおすすめです。
例えば、
このブログのリンク集にもある、
こちらは登録すると、メルマガで求人情報や
最新情報なども送っていただけるのでとても参考に
なりますし勉強になりますよ！
私は個人的にここに登録しています。
他に
こちらは、秘書案件はまだまだ多くはないのですが
徐々に増えているようです。
システムは初心者にも使いやすいですし、担当者の対応も良かったです。
実は、私が在宅秘書をさせていただいたのはランサーズの案件でした。
なお、お給料受取口座が楽天銀行での受け取りだと手数料が100円で
他の銀行だと一回につき250円となっています、
細かいことですが楽天銀行の口座をお持ちでなかったら、作られた方が
後々お得かもしれません。
【クラウドワークス】
クラウドワークスは良く知られているクラウドソーシングのWEBサイト。
私はまだこちらのお仕事はしたことがありませんが、何と75万人以上が
登録してるとか？
規模が起きいので登録しておくと良いとおもいます。
他にもリサーチしてみました。
＊女性向け・ママ向けに特化した求人情報サイトとしては、
ママワークス（下記）などがあります。
＊あとは意外なところでライター経験者・希望者、文章を書くことが好きな方に
にお勧めの高単価在宅ライターサービス
もあります。未経験でも登録・仕事ができるとのこと（審査はあり）。
また、未経験ライターとして最初に経験を積むなら、
たとえば、ブログ記事の執筆を扱っている、
在宅ライター登録数30万人超の人気副業サイト、
Shinobiライティングのようなところで仕事を始めて
見るのも良いかもしれません。
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在宅秘書を目指す方でも、求職活動の合間に、
お仕事のカンをやしなうためにも、
文章を書くということにチャレンジしてみるのは
良いかことかと思います。
最初は、間口をできるだけ広げてお仕事を探すのが
お仕事に直結できるかと思います。
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第2章 第2回：ときには覚悟も必要です
こんにちは、
永田美保子です。
お子さんがいらっしゃる立場で在宅秘書の仕事
を開始したとして、突発的に困ることがもし起きるとしたら
対策は取れますか？
例えば、お子さんの病気、家族の病気
などの時、仕事に穴をあけないために何とかすることはできますか？
お子さんが急に熱を出したり、病院に行かなくてはならない時
仕事も仕上げなくてはならない。。。
一番考えたくないパターンですが、最悪の事態も想定しておきましょう。
お仕事の時間をに多少融通がきいて待ってもらえる契約でしたら、
例えば日中に病院に行き夜になって落ち着いたら仕事に着手、という
ことは可能ですね。
では、急ぎの仕事で、どうしても夜までずらせない時は？
厳しいですが、雇用者側から見たら、それは秘書の都合。
引き受けた以上、仕事ですから、何としてでも仕事をできる
ようにするのがプロなのです。
冒頭で「覚悟が必要」と書いたのはそういうわけです。
ついつい、在宅だから時間的なことにしても業務の内容にしても、
気が緩んでしまいがちですが、オフィスにいないだけ、時間も短いだけで、
在宅秘書は立派なプロの秘書です。そこのところだけ、理解されているとは思いますが
くれぐれも認識を新たにしておきましょう。
逆に言うと、他の「プロではない」在宅スタッフとプロの在宅秘書である
あなたとの大きな違い、（差別化とも言いますが）は、この「プロ意識」
があるかどうかであるともいえます。
厳しく感じるかもしれませんが。。。これだけは肝に銘じてクリアしてゆきま
しょう！
また、そんなときのために誰かに頼むか、どうするか、
対策も考えておきましょう。
子供が泣いている横で電話をするわけにも
いきませんよね。
その時になって困らないように日頃から考えておくことを
強くお勧めします。
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